Elektronische Einladung/Übermittlung von Anlagen/Einstellen von Anlagen auf der Homepage

Die elektronische Einladung kann durch „normale“ E-Mail, De-Mail oder in verschlüsselter Form erfolgen. Sowohl Datensicherheit als auch Datenschutz sind dabei zu beachten.

Um die Gefahr von Manipulationen zu verringern, sollte die Tagesordnung nur als nicht veränderbares Dokument (z. B. im PDF-Format anstelle von Word) versendet werden.

Es gibt keinen Anspruch der Ratsmitglieder auf vorherige schriftliche oder elektronische Übersendung von Sitzungsunterlagen. Dementsprechend wäre denkbar, dass umfangreiche Anlagen von Beschlussvorlagen auf der Homepage eingestellt werden. Allerdings ist zu beachten, dass es sich bei den veröffentlichten Unterlagen um Beratungsgegenstände handeln muss, die im öffentlichen Teil zu behandeln sind. Ferner dürfen diese keine personenbezogenen Daten bzw. Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse oder sonst schützenswerte Belange enthalten, welche unkenntlich zu machen sind. Eine solche Vorgehensweise ist insoweit mit gewissem Verwaltungsaufwand verbunden und birgt die Gefahr, versehentlich schützenswerte Informationen preiszugeben.

Von den Sitzungsunterlagen zu unterscheiden sind die Sitzungseinladung sowie die Tagesordnung. Diese müssen die Ratsmitglieder in jedem Fall elektronisch oder schriftlich erhalten. Zur Gewährleistung eines effektiven Sitzungsverlaufs ist es in der Regel sinnvoll, auch die Sitzungsunterlagen elektronisch bereitzustellen und so dem Informationsbedürfnis der Ratsmitglieder nachzukommen. Enthalten die weiteren Unterlagen schutzwürdige Daten (in der Regel solche Gegenstände, die in nicht öffentlicher Sitzung zu beraten sind), muss die Übermittlung durch De-Mail oder in verschlüsselter Form erfolgen, sofern keine Übermittlung über ein sicheres Ratsinformationssystem erfolgt.

Für den Zugang einer elektronischen Ladung gelten die Regelung des § 130 BGB analog und die hierzu ergangene Rechtsprechung, wonach der Zugang der Unterlagen dann anzunehmen ist, wenn üblicherweise mit der Kenntnisnahme zu rechnen ist. Gehen Einladung und Tagesordnung beispielsweise um 21.00 Uhr ein, dürfte dies am selben Tag nicht mehr der Fall sein. Der Zugang erfolgt somit am nächsten Tag. Da ehrenamtliche und gegebenenfalls berufstätige Ratsmitglieder tagsüber möglicherweise das private Mailpostfach nicht einsehen können, ist bei einem Eingang der Unterlagen um 18.00 Uhr von einem Zugang auszugehen. Die herrschende Rechtsaufassung geht davon aus, dass die Empfängerin/der Empfänger den Posteingang des elektronischen Postfachs täglich prüft.

Autor: Agneta Psczolla Drucken voriges Kapitel nächstes Kapitel