Antrags- und Prozessplattform

Die Fall- und Prozessbearbeitung wird in den Kommunalverwaltungen zu einem Großteil über Fachverfahren abgewickelt. Es existieren Fachverfahren, die den gesamten Bearbeitungs- und Antragsprozess eines Verwaltungsvorganges abdecken (z. B. ein Verfahren zur Berechnung und Festsetzung von Ordnungswidrigkeiten). Das Verfahren ist dabei einerseits die Drehscheibe für den Verwaltungsablauf und andererseits der Datenspeicher zur Ablage von Dokumenten. Die Umsetzungstiefe der Fachverfahren unterscheidet sich. Erzeugen manche Fachverfahren nur einen Bescheid für einen Vorgang, bilden komplexe Softwareprodukte die gesamte Bürotätigkeit einer Fallbearbeitung ab. Das beginnt mit der elektronischen Aufnahme eines Antrages, über die Verfügung bis hin zum Schriftverkehr und schließlich der Archivierung. In den vergangenen Jahrzehnten sind vor diesem Hintergrund unterschiedliche Bearbeitungsformen in den Kommunen zum Tragen gekommen. Deckt ein Fachverfahren nicht alle Fallkonstellationen ab, existieren neben den fachverfahrensbezogenen Akten vielfach noch papiergebundene Handakten. Sofern ein Dokumentenmanagementsystem in einer Kommune eingesetzt wird, verteilt sich oft die Aktenlage auf Fachverfahren und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Eine ganzheitliche Akte ist heute in den meisten Fachbereichen noch die Ausnahme.

Für Verwaltungsvorgänge ohne ein bestehendes spezielles Fachverfahren beschafft das Land in 2019 eine Antrags- und Prozessplattform unter Einbeziehung der kommunalen Anforderungen für alle Behörden in Rheinland-Pfalz. Eine Antrags- und Prozessplattform ist eine mandantenfähige Standardsoftware zur Konfiguration und Bereitstellung von verschiedenartigen Antragsverfahren und Fachprozessen für unterschiedliche Antragsteller (Bürgerin/Bürger und Unternehmen) im Internet und für die Sachbearbeitung im internen Landes- und Kommunalnetz. Die Antrags- und Prozessplattform ermöglicht die Nutzung bereits bestehender Basisdienste, um Fachverfahren zu entwickeln und den Beteiligten als Online-Anwendung zur Verfügung zu stellen. Mit der Prozessplattform für die Fallbearbeitung im Backend können Fachverfahren mit Antragsprozessen und Fachprozessen vollständig digital abgewickelt werden. Die Antrags- und Prozessplattform muss kompatibel sein zu den Standards, die sich aus dem Föderalen Informationsmanagement (FIM) ergeben. Das FIM dient dazu, leicht verständliche Bürgerinformationen, einheitliche Datenfelder für Formularsysteme und standardisierte Prozessvorgaben für den Verwaltungsvollzug bereitzustellen.

Autor: Agneta Pszcolla, Herbert Benz Drucken voriges Kapitel nächstes Kapitel