E-Akte/Ersetzendes Scannen

Beabsichtigt eine Kommune, die E-Akte auf freiwilliger Basis einzuführen, ist diese mit der Frage konfrontiert, wie rechtssicher digitalisiert werden kann. Im Falle des sogenannten ersetzenden Scannens wird nach Digitalisierung das Original vernichtet bzw. dem Landesarchiv angeboten. Eine andere Variante ist das sogenannte „ergänzende Scannen“. Hierbei arbeitet die Verwaltung mit dem digitalen Scan-Produkt und bewahrt das Papier-Produkt „im Keller“ auf. Hintergrund für die letztgenannte Variante ist, dass in Rheinland-Pfalz bislang keine verbindlichen und rechtssicheren Vorgaben existieren, nach denen ein digitalisiertes Dokument im Falle eines Rechtsstreits gerichtsfest wäre. Die Vitako, eine Gemeinschaft kommunaler IT-Dienstleister, Rechenzentren, Software- und Serviceunternehmen, hat sich in einem Gemeinschaftsprojekt mit der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) mit der Thematik „ersetzendes Scannen nach TR-RESISCAN“ befasst und Leitlinien zum ersetzenden Scannen in Kommunen entwickelt.

Der Entwurf des rheinland-pfälzischen E-Government-Gesetzes sieht in § 8 eine Grundlage zum ersetzenden Scannen vor.