Posteingang bei der Behörde

Bezüglich der Frage, ob eine Behörde elektronische Anliegen entgegennehmen muss, ist danach zu unterscheiden, ob Bundesrecht oder eine landes- bzw. kommunalrechtliche Norm vollzogen wird.

Handelt es sich um den Vollzug von Bundesrecht, sind Behörden nach § 2 Abs. 1 EGovG (Bund) in der Pflicht, einen Zugang für die Übermittlung elektronischer Dokumente zu eröffnen. Bezüglich der Ausgestaltung (z. B. E-Mail-Adresse, De-Mail etc.) hat die Behörde ein Auswahlermessen. Die Zugangseröffnung erfolgt durch Bekanntgabe des elektronischen Kommunikationskanals in öffentlichen Verzeichnissen (De-Mail, EGVP-Verzeichnisdienst), auf der eigenen Homepage oder auf dem Briefkopf.

Wird hingegen Landesrecht bzw. Kommunalrecht vollzogen, ist nach § 3 a Abs. 1 VwVfG die Übermittlung elektronischer Dokumente dann zulässig, wenn der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet.

Behörden müssen nur solche Dateiformate akzeptieren, die bei ihnen zur Bearbeitung geeignet sind. Wenn sie andere Formate erhalten, müssen sie dies dem Absender unverzüglich mitteilen und die benötigten technischen Rahmenbedingungen nennen.

Schreibt das Gesetz Schriftform vor, ist nach § 3 a Abs. 2 Satz 1 VwVfG die elektronische Form grundsätzlich zur Formwahrung geeignet. Hierzu muss die Einreichung entweder auf einem eröffneten elektronischen Übermittlungsweg mit qualifizierter elektronischer Signatur (qeS) erfolgen oder durch Einreichung auf einem besonderen Übermittlungsweg gem. § 3 a Abs. 2 Satz 4 VwVfG, bei denen insbesondere die Identität des Absenders auf andere Weise sichergestellt ist. Unter letztere Variante fällt ein De-Mail- Postfach mit absenderauthentifizierter De-Mail, § 3 a Abs. 2 Satz 4 Nr. 2 VwVfG.

Autor: Agneta Pszcolla, Herbert Benz Drucken nächstes Kapitel