Mögliche Vorgehensweise bis zum Übergang auf die neue Rechtslage

Maßgeblich für eine erfolgreiche, gesetzeskonforme Anwendung des neuen Rechts wird sein, inwieweit die mit der Änderung des § 2 b UStG einhergehende Ausweitung des umsatzsteuerpflichtigen Unternehmensbegriffes in die Abläufe der Verwaltung ordnungsgemäß integriert wird.

Um letzteres zu gewährleisten, ist zunächst vollständige Transparenz über die Vertrags- und Leistungsbeziehungen der Kommune herzustellen, eine vollständige Dokumentation der umsatzsteuerrelevanten Sachverhalte vorzunehmen sowie der Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung sicherzustellen. Damit einhergehen können bzw. teilweise auch müssen notwendige Vertragsänderungen sowie eine Anpassung der Prozesse und Vorgehensweisen in den Verwaltungen.

Aufgrund dieser umfassenden Neujustierungen ist es in einem ersten Schritt ratsam, seitens der Steuerverantwortlichen eine Sensibilisierung der Führungsebene (Oberbürgermeister, Bürgermeister, Stadtvorstand, Landrat usw.) sowie der Ämter außerhalb der Kämmerei/des Steueramtes herbeizuführen. Auch bedarf es gezielter Informationen/Inhouse-Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Unabhängig von der Größe der Verwaltungen sollte eine Projektgruppe „Einführung § 2 b UStG“ – oder zusammen mit dem Thema Tax Compliance (siehe Abschnitt 5) – „Einführung § 2 b UStG und Tax Compliance“ initiiert werden, innerhalb derer eindeutige Verantwortlichkeiten für alle Beteiligten festgelegt werden.

Unabdingbar für alle Kommunen ist eine vollständige steuerrechtliche Neubewertung der Einnahmen nach den neuen Vorgaben des § 2 b UStG. Daher sind bei den auf Einnahmeerzielung ausgerichteten Tätigkeiten in einem zweiten Schritt diejenigen herauszufiltern, die auf privatrechtlicher Grundlage erbracht werden. Darüber hinaus sind die öffentlich-rechtlichen Tätigkeiten von Bedeutung, die in ihrer Umsetzung auf privatrechtlichen Vereinbarungen basieren. Sofern beispielsweise der Betrieb eines Schwimmbades durch einen Eigenbetrieb (öffentlich-rechtlich) erfolgt, kann die Benutzungsordnung auf der Grundlage Allgemeiner Geschäftsbedingungen (AGB) erlassen oder das Eintrittsentgelt als Nutzungsentgelt und nicht als Gebühr erhoben werden, folglich werden mit den Nutzern privatrechtliche Verträge geschlossen.

Um hier systematisch und transparent voranzukommen, bietet es sich an, alle umsatzsteuerrelevanten Sachverhalte vollständig zu dokumentieren. Hierzu sollte eine Datenbank aufgebaut werden, die u. a. der Einordnung der unternehmerischen Tätigkeiten (privatrechtliche oder öffentlich-rechtliche Handlungsform), deren buchhalterischen Erfassung sowie der Zuordnung der jeweiligen Eingangsumsätze auf Basis der bestehenden Kostenstellen/Kostenträger sowie der bestehenden Steuerschlüssel dient. Eine diesbezügliche Excel-Tabelle, die den Kommunen als Hilfestellung dienen kann, kann z. B. über den Städtetag Rheinland-Pfalz bezogen werden.

Im Zuge des zweiten Schrittes ist es auch sinnvoll, eine Erfassung der umsatzsteuerrelevanten Daten der Eigenbetriebe und der Organgesellschaften in der Rechnungslegung der Kernverwaltung zu ermöglichen. Gleichzeitig ist es zur Vermeidung von Doppelarbeit empfehlenswert, im Rahmen der Leistungs- und Vertragsinventur eine zentrale Vertragsdatenbank mit Input zu möglichen steuerlichen Sachverhalten zu konzipieren und aufzubauen.

Folgende Argumente zur Notwendigkeit einer Implementation können hier aufgeführt werden:

  • Zentrale Transparenz über Vertragsbeziehungen jedes einzelnen Bereichs (auch Nachweis gegenüber der Finanzverwaltung),
  • Prüfungsmöglichkeiten zur Identifizierung von Synergien und Kostenvorteilen,
  • Vermeidung und Elimination von Doppelverträgen (Kosteneinsparungen),
  • Übersicht und Dokumentation für die Aufstellung des Jahresabschlusses, bspw. im Hinblick auf Forderungen und Verbindlichkeiten.

Innerhalb dieser Bestandsaufnahme (oder nachgelagert) können sodann in einem dritten Schritt mit Blick auf die Anwendung des § 2 b UStG eine zumindest vorläufige steuerliche Bewertung der einzelnen Sachverhalte und weitere Analysen zu der ab spätestens 1. Januar 2021 geltenden Besteuerung folgen. Hierzu werden aufgrund der Vielzahl der Möglichkeiten nur beispielhaft die nachstehenden Aspekte genannt:

  • Mögliche Reduzierung von Investitionskosten – Analyse der zukünftig geplanten Investitionen vor dem Hintergrund potentieller Vorsteuerabzüge,
  • Auswirkungen eines möglichen Vorsteuerabzugs auf beantragte oder zukünftige Landesförderungen.
  • Ist für Bauvorhaben, die derzeit in Vorbereitung bzw. begonnen wurden und ab dem Jahr 2021 fertig gestellt werden, bereits zum jetzigen Zeitpunkt ein Vorsteuerabzug möglich?
  • Ist für Bauvorhaben, die bereits begonnen wurden und vor dem Jahr 2021 fertig gestellt werden, ein späterer Vorsteuerabzug möglich?
  • Steuerliche Analyse der Schnittstellen zu den Beteiligungen.

Hinzu kommt, dass die Kommunen eine Berücksichtigung von möglichen zukünftigen steuerlichen Rechtsänderungen sicherstellen sollten. Vor dem Hintergrund des Nachhaltigkeitsgedankens schließt sich auch die Frage an, ob sichergestellt ist, dass im Falle von möglichen Personalveränderungen eine unmittelbare Einarbeitung und Weitergabe der bestehenden Steuerrechtskenntnisse an das neue Personal erfolgt.

Schließlich gilt es, sofern nicht wie oben erwähnt bereits berücksichtigt, in einem vierten Schritt ein Tax Compliance Management-System aufzubauen, dem zunächst ein Beschluss über die Einführung eines Tax Compliance Management-Systems bzw. eines innerbetrieblichen Kontrollsystems (IKS) seitens des Rates bzw. Kreistages vorausgehen sollte. Warum ein solches System grundsätzlich erforderlich ist, wird im nächsten Abschnitt dargestellt.

Autor: Michael Mätzig Drucken voriges Kapitel nächstes Kapitel