Aufwandsentschädigung

Die Ratsmitglieder üben ihr Amt unentgeltlich aus. Dem steht nicht entgegen, dass gemäß Art. 59 Abs. 2 LV, § 18 Abs. 4 Satz 1 GemO und § 4 (KomAEVO ein Anspruch auf Ersatz des Verdienstausfalls und darüber hinaus auch der durch die Mandatsausübung entstandenen notwendigen baren Auslagen besteht. Der Verdienstausfall umfasst bei Arbeitnehmern neben dem entgangenen Arbeitslohn auch den entgangenen Arbeitgeberanteil an den gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträgen sowie die entgangenen tariflichen und freiwilligen Arbeitgeberleistungen (§ 4 Abs. 3 Satz 1 KomAEVO). Bei selbständig Tätigen ist der glaubhaft gemachte Verdienstausfall in pauschalierter Form nach den in der Hauptsatzung festgesetzten Durchschnittssätzen zu gewähren (§ 4 Abs. 3 Satz 2 KomAEVO). Ratsmitglieder, die keiner Erwerbstätigkeit nachgehen, denen aber insbesondere im häuslichen Bereich ein Nachteil entsteht, der in der Regel nur durch das Nachholen versäumter Arbeit oder die Inanspruchnahme einer Hilfskraft ausgeglichen werden kann, können aufgrund entsprechender Regelungen in der Hauptsatzung einen Nachteilsausgleich erhalten (§ 4 Abs. 3 Satz 3 KomAEVO). Hierbei handelt es sich im Unterschied zum Ersatz des Verdienstausfalls um eine freiwillige Leistung. Zu den baren Auslagen zählen die Auslagen, die tatsächlich entstanden sind und mit der Wahrnehmung des Ratsmandats in einem ursächlichen Zusammenhang stehen, wie z. B. Fahrtkosten, Telefonkosten, Kosten für Fachliteratur u. ä.

Die Anforderungen an die Ratsmitglieder und die damit einhergehende zeitliche Beanspruchung für eine angemessene Mandatsausübung sind im Laufe der Jahre deutlich gestiegen. Diese Belastungen erfordern bzw. rechtfertigen zumindest in den größeren Gemeinden Entschädigungsregelungen, die über den Ersatz des Verdienstausfalls und der baren Auslagen hinausgehen. Die aufgrund des § 18 Abs. 4 Satz 3 Halbsatz 2 GemO in § 3 Abs. 1 und § 4 KomAEVO getroffenen Regelungen eröffnen die Möglichkeit, in der Hauptsatzung eine Aufwandsentschädigung festzusetzen. Eine Aufwandsentschädigung ist mit dem Grundsatz der unentgeltlichen Wahrnehmung des Amtes vereinbar, wenn sie - allgemein oder im Einzelfall - nicht so hoch bemessen wird, dass sie eine finanzielle Gegenleistung im Sinne einer Bezahlung für die Mandatsausübung darstellt. Sie soll so bemessen werden, dass damit die notwendigen baren Auslagen und die sonstigen persönlichen Aufwendungen, nämlich der Aufwand an Zeit und Arbeitsleistung sowie die mit der Mandatsausübung verbundenen Risiken, abgegolten sind. Daneben können die notwendigen Fahrtkosten für Fahrten zwischen Wohnung und Sitzungsort erstattet werden. Die Aufwandsentschädigung kann in Form von monatlichen Durchschnittssätzen oder von Sitzungsgeldern oder einer Kombination von beidem gewährt werden (§ 4 Abs. 1 KomAEVO). Auch für die Teilnahme an Fraktionssitzungen, die der Vorbereitung von Ratssitzungen dienen, kann eine Aufwandsentschädigung gezahlt werden. Die Zahl der Fraktionssitzungen darf jährlich das Zweifache der Zahl der Gemeinderatssitzungen nicht übersteigen (§ 4 Abs. 2 KomAEVO). Fraktionsvorsitzenden kann zusätzlich eine besondere Aufwandsentschädigung, die die allgemeine Aufwandsentschädigung für Ratsmitglieder nicht übersteigen darf, gewährt werden (§ 5 KomAEVO). Für Dienstreisen kommt eine Reisekostenvergütung in sinngemäßer Anwendung der Bestimmungen des Landesreisekostengesetzes in Betracht. Der Anspruch auf Ersatz des Verdienstausfalls bleibt von der Zahlung einer Aufwandsentschädigung unberührt.

Die Aufwandsentschädigung stellt Einkünfte aus sonstiger selbstständiger Tätigkeit i. S. d. § 18 Abs. 1 Nr. 3 EStG dar, die gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 3 EStG grundsätzlich der Einkommensteuer unterliegen. Nach § 3 Nr. 12 Satz 2 EStG ist die Aufwandsentschädigung steuerfrei, soweit nicht festgestellt wird, dass sie für Verdienstausfall oder Zeitverlust gewährt wird oder sie den Aufwand, der dem Empfänger erwächst, offenbar übersteigt. Nach dem Erlass des Ministeriums der Finanzen vom 14. Oktober 2013 (MinBl. Seite 391) sind pauschale Entschädigungen und Sitzungsgelder steuerfrei, soweit sie insgesamt während der Dauer der Mitgliedschaft im Gemeinderat, gestaffelt nach Gemeindegrößenklassen, 200 Euro bis 256 Euro monatlich bzw. 2.400 Euro bis 3.072 Euro jährlich nicht übersteigen. Auch die Erstattung der tatsächlichen Fahrtkosten für Fahrten von der Wohnung zum Sitzungsort wird darüber hinaus als steuerfreie Aufwandsentschädigung anerkannt. Reisekostenvergütungen, die für Dienstreisen gewährt werden, sind bereits gemäß § 3 Nr. 13 EStG steuerfrei. Gehört ein Ratsmitglied gleichzeitig einer weiteren Vertretungskörperschaft (Verbandsgemeinderat, Kreistag oder Bezirkstag Pfalz) an, können die steuerfreien Entschädigungen nebeneinander bezogen werden. Kann ein Ratsmitglied gegenüber dem Finanzamt nachweisen oder glaubhaft machen, dass die mit der Wahrnehmung des Ratsmandats verbundenen tatsächlichen Aufwendungen die steuerfreien Aufwendungen übersteigen, kann der übersteigende Betrag als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Da die Ratsmitglieder nicht zum Personenkreis der abhängig Beschäftigten gehören, unterliegt die Aufwandsentschädigung nicht der Versicherungs- und Beitragspflicht zur gesetzlichen Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung.

Autor: Helmut Lukas, Ralf Schmorleiz Drucken voriges Kapitel nächstes Kapitel