§ 26 Niederschrift

(1)  Über jede Sitzung des Rats ist eine Niederschrift anzufertigen. Sie muss enthalten:

  1. Ort, Tag, Beginn und Ende der Sitzung,
  2. Namen des Vorsitzenden, der anwesenden Beigeordneten, der Ratsmitglieder, des Schriftführers und der sonstigen Sitzungsteilnehmer,
  3. Namen fehlender Ratsmitglieder,
  4. Tagesordnung,
  5. Form der Beratung (öffentlich/nichtöffentlich) über die einzelnen Beratungsgegenstände,
  6. Form der Abstimmung über die einzelnen Beratungsgegenstände, sofern geheim oder namentlich abgestimmt wurde,
  7. Wortlaut der Beschlüsse und das Ergebnis der Abstimmungen, bei namentlicher Abstimmung Name und Stimmabgabe der einzelnen Ratsmitglieder,
  8. Namen der Ratsmitglieder, die von der Beratung und Abstimmung ausgeschlossen waren,
  9. sonstige wesentliche Vermerke über den Ablauf der Sitzung (z.B. Verlauf der Einwohnerfragestunde, Unterbrechung, Ordnungsmaßnahmen).

(2)  Die Niederschrift ist vom Vorsitzenden und einem von ihm bestellten Schriftführer zu unterzeichnen.

(3)  Jedes Ratsmitglied kann vor oder nach der Beschlussfassung verlangen, dass seine abweichende Meinung oder der Inhalt seiner persönlichen Erklärung zu einem Beschluss in der Niederschrift vermerkt wird, sofern die abweichende Meinung oder die persönliche Erklärung vor der Beschlussfassung geäußert wurde. Dies gilt nicht bei geheimer Abstimmung.

(4)  Die Niederschrift über öffentliche Sitzungen soll jedem Ratsmitglied spätestens einen Monat nach der Sitzung schriftlich oder elektronisch zugeleitet werden; § 2 Abs. 1 a gilt sinngemäß. Die Niederschrift über nichtöffentliche Sitzungen ist den Fraktionsvorsitzenden zuzuleiten und jedem Ratsmitglied auf Verlangen zur Einsicht vorzulegen; dies gilt nicht für Ratsmitglieder, die von der Beratung und Entscheidung nach § 9 ausgeschlossen waren.

(5)  Einwendungen gegen die Niederschrift sind spätestens bei der nächsten Sitzung des Rats vorzubringen. Werden Einwendungen erhoben, so kann der Rat in dieser Sitzung eine Berichtigung beschließen. An dieser Beschlussfassung können nur solche Ratsmitglieder mitwirken, die an der ursprünglichen Beschlussfassung beteiligt waren.

(6)  Der Schriftführer oder ein hierfür bestimmter Mitarbeiter der Verwaltung kann als zusätzliches Hilfsmittel zur Vorbereitung der Niederschrift den Ablauf der Sitzung mit Tonband aufzeichnen. Bei nichtöffentlicher Sitzung dürfen Tonaufzeichnungen zur Anfertigung der Niederschrift vorgenommen werden, wenn dies der Rat zu Beginn der Sitzung ausdrücklich gebilligt hat.

(7)  Sollen Tonaufzeichnungen zur Vorbereitung der Niederschrift einer öffentlichen Sitzung für archivarische Zwecke aufbewahrt werden, so kann dies nur mit ausdrücklicher Billigung des Rats geschehen. Der entsprechende Beschluss ist in der Niederschrift festzuhalten. Wird dies nicht beschlossen, sind die Aufzeichnungen bis zur nächsten Sitzung aufzubewahren; sodann sind sie unverzüglich zu löschen. Die Aufbewahrung der zur Vorbereitung der Niederschrift einer nicht öffentlichen Sitzung gefertigten Tonaufzeichnung für archivarische Zwecke ist nur zulässig, wenn alle Personen, die das Wort ergriffen haben, zustimmen.