VV zu § 107 GemO

  1. Die Gemeinde sollte von der Möglichkeit, die Kassengeschäfte ganz oder z. T. von einer Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen zu lassen, nur Gebrauch machen, wenn dies wirtschaftlicher und zweckmäßiger ist und die Aufgabenerfüllung der Gemeinde nicht beeinträchtigt wird. Mit der Erledigung von Kassengeschäften dürfen nur solche Stellen beauftragt werden, welche die Gewähr für eine ordnungsmäßige Abwicklung bieten.

  2. Die Gemeinde muss bei der Übertragung der Kassengeschäfte vertraglich sicherstellen, dass die für die übertragenen Geschäfte geltenden Vorschriften von der beauftragten Stelle ebenso beachtet werden, wie wenn die Gemeinde die Geschäfte selbst erledigt. Die Gemeinde muss sich außerdem die Möglichkeit der Prüfung an Ort und Stelle - auch durch überörtliche Prüfungseinrichtungen - vertraglich sichern.

  3. Verwenden Gemeinden automatisierte Verfahren im Kassen- und Rechnungswesen oder beauftragen sie auf diesen Gebieten andere Stellen mit der automatisierten Datenverarbeitung, sind die Nummern 3 und 5 bis 10 der Bestimmungen über den "Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen (HKR-ADV-Best.)", Rundschreiben des Ministeriums der Finanzen - 611 10-4210 -vom 19. Juli 1988 (MinBl. 1988 S. 311 und Anlage 7 zu Nr. 10.1 der Verwaltungsvorschriften zu den §§ 70 bis 80 LHO, MinBl. 2009 S. 54), entsprechend anzuwenden. Danach dürfen diese Aufgaben nur mit dokumentierten, freigegebenen und gültigen Programmen durchgeführt werden. Die innerhalb der Verwaltung für Fragen des Datenschutzes zuständige Stelle ist zu beteiligen.

  4. Der Bürgermeister gibt das automatisierte Verfahren frei. Mit der Freigabeentscheidung übernimmt er die Verantwortung, dass alle für die Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit des Verfahrens erforderlichen Maßnahmen getroffen worden sind. Hierzu gehören insbesondere der Verfahrenstest, der sowohl die maschinelle Abwicklung als auch die praktische Anwendung im Sachgebiet umfasst, die Verfahrensdokumentation, die alle für das automatisierte Verfahren wichtigen Unterlagen enthält, und die Programmprüfung.

  5. Gemäß § 107 Abs. 2 Satz 1 dürfen nur geprüfte Programme freigegeben werden. Die Programmprüfung muss die Prüfung von Verfahrensinhalten, Funktionalität, Datenqualität und Datensicherheit unter Beachtung der Vorgaben des § 28 Abs. 10 GemHVO sowie unter Berücksichtigung der vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik entwickelten Empfehlungen beinhalten. Die Programmprüfung erfolgt im Anwendungsfall des § 107 Abs. 2 Satz 2 durch die vom fachlich zuständigen Ministerium bestimmte Stelle, anderenfalls durch einen von der Gemeinde beauftragten unabhängigen und fachkundigen Dritten oder durch eine vom Bürgermeister bestimmte fachkundige Stelle innerhalb der Verwaltung. Bei Anwendung eines Verfahrens, das bereits in anderen Gemeinden in Rheinland-Pfalz eingesetzt wird, kann auf eine vorhandene Prüfung zurückgegriffen werden, wenn das Verfahren von der Gemeinde unverändert übernommen wird.

  6. Die Programmfreigabe erfolgt schriftlich in folgender Form:

    Freigabeerklärung der/des Gemeinde, Stadt, Landkreises

    Auf der Grundlage des durchgeführten Verfahrenstests und der Programmprüfung durch  _________________________ wird das DV-Verfahren
    Sachgebiet ______________________________________________ als sachlich richtig anerkannt und zur Anwendung freigegeben.

    Ort, Datum: ____________________________________________
    Unterschrift: ____________________________________________

  7. Eine erneute Programmprüfung und/oder eine erneute Freigabe werden erforderlich, wenn das eingesetzte Programm oder der organisatorische Ablauf des Verfahrens wesentliche Änderungen erfährt.
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