Sitzungsunterlagen
Ratsmitglieder und Fraktionen haben gegenüber dem Bürgermeister einen Anspruch auf angemessene Unterrichtung über die Gegenstände anstehender Ratsentscheidungen. Der Umfang des Unterrichtungsanspruchs richtet sich nach den Umständen des Einzelfalls: Während bei einfachen Sachverhalten eine mündliche Unterrichtung in der Ratssitzung selbst ausreichen kann, ist der Bürgermeister bei umfangreichen und schwierigen Entscheidungsgegenständen oder Angelegenheiten von größerer Bedeutung (z. B. Bauleitplanung, Haushalt, bedeutenderen Vergabeentscheidungen) gehalten, den Ratsmitgliedern und Fraktionen schon im Vorfeld schriftliche Unterlagen zur Verfügung zu stellen.5
Enthalten die Unterlagen personenbezogene Daten, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse oder andere schützenswerte Belange (vgl. §§ 14 bis 16 Landestransparenzgesetz), sind diese zu schwärzen oder wegzulassen, wenn die Information
nicht erforderlich ist, um sachgerecht entscheiden zu können (datenschutzrechtliche Grundsätze der Erforderlichkeit und Sparsamkeit).
Sofern aus den Unterlagen keine personenbezogenen Daten, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse oder sonstige geheimhaltungsbedürftige Informationen hervorgehen, ist es zulässig, umfangreiche Anlagen zu Beschlussvorlagen nicht den Ratsmitgliedern direkt elektronisch bzw. auf dem Postweg zuzusenden, sondern stattdessen auf der Homepage zu veröffentlichen. Da Ratsmitglieder grundsätzlich keinen Anspruch auf vorherige schriftliche Übersendung von Sitzungsunterlagen haben, über die der Rat in der Sitzung entscheiden soll, ist dieses Vorgehen im Rahmen der oben angeführten Grundsätze auch vor der Ratssitzung möglich.
5) OVG RhPf, Urteil vom 1. Juni 2010 – 2 A 11318/09.OVG – GStB N 0124/2010. Das OVG leitet diesen Anspruch aus § 33 GemO ab.