Öffentliche oder nicht öffentliche Sitzung

Die Sitzungen des Gemeinderates und seiner Ausschüsse sind öffentlich,

  • sofern nicht audrücklich etwas anderes bestimmt

Beispiele:

  • Beschlussfassung des Gemeinderates, ob in Zweifelsfällen ein Ausschließungsgrund vorliegt (§ 22 Abs. 5 Satz 2 GemO)
  • Beratung und Entscheidung über Anträge, einen Beratungsgegenstand entgegen der Tagesordnung in öffentlicher oder nicht öffentlicher Sitzung zu behandeln (§ 35 Abs. 1 Satz 2 GemO)
  • Ausschluss aus dem Gemeinderat (§ 31 GemO)
  • Behandlung von Sozialhilfeangelegenheiten (§ 35 SGB I), Beachtung des Abgabengeheimnisses (§ 30 AO), des Personalaktengeheimnisses (§ 50 Satz 3 BeamtStG, § 91 Abs. 2 LBG) oder des Verwaltungsgeheimnisses (§ 30 VwVfG)

oder

  • die Beratung in nicht öffentlicher Sitzung aus Gründen des Gemeinwohls

oder

  • wegen schutzwürdiger Interessen Einzelner erforderlich ist.

Da es sich hier um auslegungsbedürftige unbestimmte Rechtsbegriffe handelt, sollten im Zweifel die Gründe für die Zuordnung eines Beratungsgegenstandes zur nichtöffentlichen Sitzung verwaltungsintern aktenkundig gemacht werden.10

Beispiele:

  • persönliche Angelegenheiten eines Einwohners
  • Schutz von Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen
  • Verhinderung von für die Gemeinde schädlichen Spekulationen in Fällen des geplanten Ankaufs von Grundstücken durch die Gemeinde

Die Gemeindevertretung kann in der Geschäftsordnung allgemeine Bestimmungen aufnehmen, bei welchen Gegenständen eine Behandlung in nicht öffentlicher Sitzung in der Regel infrage kommen könnte. Zu beachten ist, dass dieses jedoch nur Auslegungs- bzw. Orientierungshilfen darstellen.

§ 5 Abs. 2 MGeschO bietet eine Orientierung bei der Zuordnung von Beratungsgegenständen zum nichtöffentlichen Teil.

§ 5 Abs. 3 MGeschO benennt Beratungsgegenstände, in denen ein Ausschluss der öffentlichkeit geboten sein kann.

Beispiele:

  • Rechtsstreitigkeiten, an denen die Gemeinde beteiligt ist,
  • Grundstücksangelegenheiten
  • Vergabe von Aufträgen

Für den Bereich der Grundstücksangelegenheiten i. w. S. und Vergaben kann die nachfolgende Zuordnung eine Hilfestellung sein. Dies entbindet allerdings nicht von der Verpflichtung der Einzelfallbetrachtung, die unter Umständen auch zu einem anderen Ergebnis führen kann.

  • Ankauf von Grundstücken durch die Gemeinde: nicht öffentlich (Wahrung der Interessen der Gemeinde, Schutz des Anbieters)
    • Verkauf von (Bau-)Grundstücken der Gemeinde
      • Entscheidung des „ob“ (generelle Vergabekriterien): öffentlich
      • Entscheidung des „wie und an wen“: nicht öffentlich
    • Verkauf von Gewerbegrundstücken: nicht öffentlich (Diskretion; Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse)
    • Ausübung des Vorkaufsrechts: nicht öffentlich (Gemeinde tritt in Kaufvertrag ein)
    • Abschluss eines Pachtvertrages: nicht öffentlich (Bekanntwerden der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit des Vertragspartners ist zu verhindern, vgl. GStB-N. Nr. 0153/2013)
    • Erteilung des Einvernehmens nach § 36 BauGB: öffentlich
      Ausnahme: personenbezogene Altenteilerprivilegierung nach § 35 BauGB11
    • Konzessionsverträge
      • Beratung über „Ob“, Konditonenbereitschaft und Strategie: nicht öffentlich
      • Vergabe bzw. Vertrag: öffentlich
    • Anordnung der Baulandumlegung im Gemeinderat: öffentlich
    • Sitzungen des Umlegungsausschusses: nicht öffentlich12
    • Bauleitplanverfahren: öffentlich13
    • Vergabe von Aufträgen – unabhängig von der Vergabeart: öffentlich14 (Der Gemeinderat vollzieht das Ergebnis der Ausschreibung.)

Ausnahme: Ist absehbar, dass Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse, Einzelheiten der Kalkulationsgrundlagen, Zuverlässigkeit des Bieters oder über Bieterausschlüsse diskutiert werden müssen, ist der Tagesordnungspunkt von vornherein nicht öffentlich zu behandeln. Sofern die Informationen für die Rats- und Ausschussmitglieder zur Entscheidungsfindung erforderlich sind, ist die datenschutzrechtliche Weitergabe damit auch gerechtfertigt.

Stellt sich bei der Behandlung des Tagesordnungspunkts heraus, dass z. B. die Unzuverlässigkeit oder ein anderer Grund, der für die Nichtöffentlichkeit spricht, zu diskutieren ist, ist die Nichtöffentlichkeit herzustellen und ein Wechsel in die Nichtöffentlichkeit zu beschließen (§ 35 Abs. 1 Satz 2 GemO).

Im Rahmen der öffentlichen Sitzung kann der wirtschaftlichste Bieter mit Summe und Namen genannt werden bzw. in sonstiger Weise (z. B. mittels Präsentation an der Wand) dargestellt werden. Die Informationen über die weiteren Bieter mit den Angebotssummen sind für die Entscheidung des Gemeinderats (da nur eine nachgelagerte Entscheidung) nach dem LDSG nicht erforderlich; bei zusätzlichem Informationsbedarf des Gemeinderats daher nur Nennung der weiteren Angebotssummen als Zusatzinformation ohne Angabe der Bieternamen (anonymisiert).

Datenschutz in öffentlichen Sitzungen

Handelt es sich um personenbezogene Daten (z. B. Name, Anschrift), können diese zwar grundsätzlich schutzwürdige Interessen Einzelner darstellen und die Behandlung in nichtöffentlicher Sitzung begründen. Vorab ist allerdings zu prüfen, ob für die zu treffende Entscheidung des Rates bzw. des Ausschusses die Kenntnis dieser Information überhaupt erforderlich ist. Ist eine Anonymisierung möglich (z. B. mittels Schwärzungen), liegt kein Grund für eine nicht öffentliche Beratung vor.

Beispiel:

Im Falle des gemeindlichen Einvernehmens nach § 36 BauGB bedarf es keiner Kenntnis der privaten Verhältnisse. Die Entscheidung betrifft ausschließlich die bauplanungsrechtliche Zulässigkeit nach §§ 31, 33 bis 35 BauGB („Ist die Befreiung vom Bebauungsplan städtebaulich vertretbar oder fügt sich das Bauvorhaben in die Umgebungsbebauung ein“). Der Rat bzw. Ausschuss erhält nur die planungsrelevanten Informationen, wie die verbale Beschreibung des Vorhabens und die zeichnerische Darstellung der planungsrelevanten Daten (Lageplan, Schnitte, jedoch keine Grundrisse). Hinzu kommen die grundstücksbezogenen Daten (Flur, Flurstück, allgemeine Straßenbezeichnung ohne Hausnummer). Im Ergebnis führt dieses zu erhöhten Anforderungen auch an die Verwaltung zur Beurteilung, ob Ausschließungsgründe i. S. d. § 22 GemO vorliegen. Die Bringschuld des Ratsmitglieds gemäß § 22 Abs. 5 Satz 1 GemO bleibt allerdings unberührt.

Zur Frage der Angabe der Hausnummer in der zu veröffentlichenden Tagesordnung hat sich der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in Abstimmung mit dem Ministerium des Innern und für Sport dahingehend geäußert, dass der Tagesordnung keine nachbarschützende Wirkung zukommt. Die nachbarlichen Interessen sind über die im Baurecht enthaltenen Anhörungs- und Beteiligungsrechte gewährleistet.

Verlagerung von Tagesordnungspunkten durch Beschluss

Die nach altem Recht vorgesehene Möglichkeit, dass in der Geschäftsordnung festgelegt bzw. vom Rat mit Zweidrittelmehrheit im Einzelfall beschlossen werden kann, dass „auch andere Angelegenheiten aus besonderen Gründen in nichtöffentlicher Sitzung behandelt werden“, ist zum 1. Juli 2016 entfallen. Auf Antrag können aber Beratungsgegenstände entgegen der Tagesordnung vom nichtöffentlichen in den öffentlichen Teil oder umgekehrt verlagert werden. Hierzu bedarf es neben dem Vorliegen eines Grundes, der die Beratung im nichtöffentlichen Teil gebietet (z. B. die Beratung, ob ein Bieter im Vergabeverfahren als unzuverlässig auszuschließen ist), eines Beschlusses, der mit der Mehrheit der anwesenden Ratsmitglieder zu fassen ist (§ 35 Abs. 1 Satz 2 GemO). Die Voraussetzungen des § 35 Abs. 1 Satz 1 GemO müssen vorliegen!

Die Möglichkeiten, bestimmte Beratungsgegenstände durch Einzelbeschluss in nichtöffentlicher Sitzung zu behandeln, gelten jedoch nicht für Angelegenheiten, die in § 32 Abs. 2 Nr. 1 bis 11 und 14 bis 16 GemO bezeichnet sind. Stets in öffentlicher Sitzung zu beraten sind z. B.

  • Satzungen,
  • Haushaltsplan mit Anlagen,
  • Sätze und Tarife für öffentliche Abgaben und
  • Bestellung eines Ehrenbürgers.

Auch über die Höherstufung der hauptamtlichen Bürgermeister und Beigeordneten entscheidet der Gemeinderat in öffentlicher Sitzung (VV Nr. 3 zu § 47 GemO).

Geltungsbereich des Öffentlichkeitsgrundsatzes

Diese Ausfürungen gelten auch für Ausschusssitzungen ohne Einschränkungen (vgl. § 46 Abs. 4 Satz 1 GemO). Nicht hiervon erfasst ist der Ältestenrat nach § 34 a GemO und der Umlegungsausschuss, der kein Ausschuss sondern Organ der Gemeinde ist und gemäß § 5 Abs. 2 Umlegungsausschussverordnung stets nicht öffentlich tagt. Arbeitskreise sind ebenfalls keine Ausschüsse und unterfallen somit nicht den Regelungen des § 35 GemO zur Sitzungsöffentlichkeit. Allerdings bedürfen Arbeitskreise stets einer vom Rat abgeleiteten Legitimation, d. h. sie müssen vom Rat eingesetzt und einen konkret eingegrenzten Arbeitsauftrag haben. Auch interfraktionelle Austausche, an denen der Bürgermeister als Gast teilnimmt, fallen nicht unter § 35 GemO.

Splitting von Tagesordnungspunkten

Der Grundsatz der Sitzungsöffentlichkeit kann es gebieten, einzelne Aspekte eines Vorganges in öffentlicher und nicht öffentlicher Sitzung getrennt zu behandeln („Splitting“). Dann muss es sich aber um isoliert behandelbare, selbstständige Themenkomplexe desselben Vorganges handeln.

Beispiele:

  • z. B. Frage des „Ob“ einerseits, Frage des „Wie und an wen“ andererseits bei der Veräußerung von Gemeindegrundstücken unter sozialen Gesichtspunkten
  • z. B. Zustimmung zur Annahme von Spenden (§ 94 Abs. 3 GemO, vgl. S. 12 RdSchr. ISIM vom 18. Juni 2008, [GStB N 0156/2008])
  • Konzessionsverträge (grds. öffentliche Sitzung; Strategie und Konditionenbereitschaft der Gemeinde in nicht öffentlicher Sitzung); OVG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 13. Juni 1995 – 7 A 12186/94 –; Beilage 3/2016 zu Heft 6/2016 „Gemeinde und Stadt“, „Öffentlichkeit im Gemeinderat und seinen Ausschüssen“, S. 16

10) Hinsichtlich einer ausführlichen Darlegung mit Fallbeispielen wird verwiesen auf: Prof. Dr. jur. Hans-Jörg Birk/Edmund Schaaf, „Öffentlichkeit im Gemeinderat und seinen Ausschüssen - Spannungsfeld zwischen Transparenz, Datenschutz, Wirtschaftlichkeitsgebot und Arbeitsfähigkeit der Gemeinderäte“ Beilage zu 6/2016 der Gemeinde und Stadt.

11) GStB-N. Nr. 0102 u. 0158/2016
12) Der Umlegungsausschuss ist kein Ausschuss nach § 46 Abs. 4 GemO sondern nach § 5 Abs. 2 UAVO.

13) Die Stellungnahmen im Rahmen der Bürger- und Behördenbeteiligung sind zu anonymisieren, da die personenbezogenen Daten für die Entscheidung im Gemeinderat grds. nicht erforderlich sind.
14) GStB-N. Nr. 0155/2016

Autor: Stefan Heck, Agneta Psczolla Drucken voriges Kapitel nächstes Kapitel