1.
| Zum Schriftführer soll ein Bediensteter der Gemeinde, bei Ortsgemeinden im Einvernehmen mit der Verbandsgemeindeverwaltung ein Bediensteter der Verbandsgemeinde bestellt werden. Bürger sollen nur dann zum Schriftführer bestellt werden, wenn ein solcher Bediensteter nicht zur Verfügung steht. Wird eine Person, die nicht gewähltes Ratsmitglied ist, zum Schriftführer bestellt, so handelt es sich bei vorübergehender Bestellung um eine ehrenamtliche Tätigkeit und bei einer auf längere Zeit erfolgten Bestellung um ein Ehrenamt im Sinne der §§ 18 ff.
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| 2. | Das Recht, die Niederschrift über nicht öffentliche Sitzungen einzusehen (Absatz 2 Satz 2), steht grundsätzlich nur denjenigen Personen zu, die im Zeitpunkt der protokollierten oder der nächsten Sitzung Ratsmitglieder waren und deshalb die in § 41 Abs. 3 vorgesehene Einwendungs- oder Kontrollbefugnis ausüben können (OVG Rhl.-Pf., Urteil vom 2. September 1986 - 7 A 10/86 - [DVBl. 1987 S. 148]). Die Vorschriften des Landestransparenzgesetzes bleiben unberührt.
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| 3. | Eine ausreichende Unterrichtung der Ratsmitglieder (Absatz 2) ist auch gewährleistet, wenn die Geschäftsordnung vorschreibt, dass die Niederschrift zu Beginn der nächsten Sitzung verlesen wird. Diese Form kann jedoch nur für Ortsgemeinden mit weniger als 1.000 Einwohnern empfohlen werden. |
| 4. | In Ortsgemeinden ist die Niederschrift beim Ortsbürgermeister zur Einsichtnahme bereitzuhalten. Daneben empfiehlt es sich, auch bei der Verbandsgemein-deverwaltung die Niederschriften der Sitzungen aller Ortsgemeinderäte zur Einsichtnahme bereitzuhalten. |
| 5. | Die nach Absatz 2 Satz 3 zulässigen abweichenden Regelungen in der Geschäftsordnung erstrecken sich auch auf die Niederschrift über die nichtöffentlichen Sitzungen des Gemeinderats, soweit es sich um Beratungsgegenstände handelt, die nicht der Schweigepflicht (§ 20) unterliegen. Es bestehen daher keine Bedenken, den Ratsmitgliedern die Niederschrift über diesen Teil der Sitzung zu übersenden oder den Wortlaut der gefassten Beschlüsse mitzuteilen. Dies setzt allerdings voraus, dass bei Bedarf zwei getrennte Niederschriften gefertigt werden. |
6.
| Soweit Ratsmitglieder an der elektronischen Kommunikation mit der Gemeinde- bzw. Verbandsgemeindeverwaltung teilnehmen, kann ihnen (ebenso wie die Einladung, vgl. § 34 Abs. 2 Satz 1) die Niederschrift in elektronischer Form zugeleitet werden.
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| 7. | Bei der Anfertigung von Tonaufzeichnungen zur Vorbereitung der Niederschrift ist Folgendes zu beachten: |
| 7.1 | In den öffentlichen Sitzungen des Gemeinderats kann der Schriftführer oder ein vom Bürgermeister hierfür bestimmter Bediensteter der Gemeindeverwaltung zur Vorbereitung der Niederschrift jederzeit den gesamten Ablauf der Sitzung mit Tonband aufzeichnen. Die Tonaufzeichnung muss bis zur Ausräumung von Einwendungen gegen die Niederschrift gemäß § 41 Abs. 3 aufbewahrt werden. Der Schriftführer hat dafür zu sorgen, dass die Tonaufzeichnung in der Zwischenzeit anderen als den in der Sitzung anwesenden Ratsmitgliedern und Personen, die das Wort ergriffen haben, nicht zugänglich gemacht wird. Der Vorsitzende hat vor Eintritt in die Tagesordnung die an der Sitzung Teilnehmenden auf die Tonaufzeichnung hinzuweisen und ihnen zugleich den Zweck der Tonaufzeichnung anzugeben. |
| 7.2 | In nicht öffentlicher Sitzung dürfen Tonaufzeichnungen zur Anfertigung der Niederschrift nur gemacht werden, wenn dies in der Geschäftsordnung vorgesehen ist oder wenn der Gemeinderat im Einzelfall zu Beginn der Sitzung dies ausdrücklich billigt. Im Übrigen gelten die Hinweise unter Nummer 7.1 mit dem Zusatz, dass in diesem Falle besondere Vorkehrungen zu treffen sind, damit die Tonaufzeichnung keinem Unbefugten zugänglich gemacht wird. |
| 7.3 | Die einzelnen Sitzungsteilnehmer können der Aufzeichnung ihrer Ausführungen zur Vorbereitung der Niederschrift beim Vorliegen der vorstehend genannten Voraussetzungen nicht widersprechen. |
| 7.4 | Die VV Nr. 2 zu § 35 bleibt unberührt.
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| 7.5 | Die vorstehenden Grundsätze gelten bei Sitzungen der Ausschüsse und Ortsbeiräte entsprechend. |
| 8.1 | Absatz 4 steht einer Veröffentlichung der Niederschrift über öffentliche Sitzungen nicht entgegen, wenn sie durch die Gemeinde oder mit ihrer ausdrücklichen Zustimmung erfolgt. Da die Veröffentlichungsbefugnis nur der Gemeinde zusteht, dürfen die Ratsmitglieder bzw. die Fraktionen die ihnen zugegangenen amtlichen Niederschriften über öffentliche Sitzungen ohne Zustimmung der Gemeinde nicht publizieren. Dies gilt sowohl für Kopien der Originalurkunde (auch auszugsweise) als auch für die wortgleiche Wiedergabe des Textes. |
| 8.2 | Soweit die Gemeinde (auszugsweise) eine Ablichtung der Niederschrift oder einen inhaltsgleichen Text in ihr Internetangebot einstellt, ist dies zwar grundsätzlich zulässig, aber nicht der Sitzungsniederschrift – als öffentliche Urkunde – gleichzustellen. Vielmehr handelt es sich hierbei um eine Form der Unterrichtung im Sinne des Absatzes 5. |
| 8.3 | Die Verpflichtung der Gemeindeverwaltung, die Einwohner über die Ergebnisse der Ratssitzungen zu unterrichten (Absatz 5), bezieht sich nur auf den sachlichen Inhalt der für die Einwohner wichtigen Ratsbeschlüsse (z. B. Beschlüsse über Satzungen, Bauleitpläne, Erhebung oder Änderung von Abgaben, Planung wichtiger Bauvorhaben), nicht dagegen auf die Sitzungsniederschrift, die Abstimmungsergebnisse oder den Verlauf der Beratung (Diskussion) und die dabei geäußerten Meinungen. Soweit Gemeindeausschüssen die abschließende Entscheidung übertragen ist, erstreckt sich die Unterrichtungspflicht im Umfange des Satzes 1 auch auf die für die Einwohner wichtigen Beschlüsse dieser Ausschüsse. |
8.4
| Wegen der Viermonatsfrist des § 17 a Abs. 3 Satz 1 Halbsatz 2 hat die Unterrichtung der Einwohner unverzüglich zu erfolgen, wenn gegen den Beschluss des Gemeinderats oder eines Ausschusses ein Bürgerbegehren zulässig ist. Im Übrigen wird auf die VV Nr. 2 zu § 15 GemO und auf die VV Nr. 7.4.2 zu § 27 GemO verwiesen. |
| 8.5 | Bei Ortsgemeinden obliegt die Bestimmung des Inhalts der Unterrichtung dem Ortsbürgermeister. |