4. Art der Informationsbereitstellung

Begehrt der Antragsteller „nur“ eine Information, ohne diese näher zu konkretisieren („Wie hoch sind die Kassenkredite in der Gemeinde?“), hat die Behörde ein Auswahlermessen zwischen den verschiedenen Arten der Zugangsgewährung. Sie kann die Information durch mündliche bzw. schriftliche Auskunft erteilen, Akteneinsicht gewähren oder die Information in sonstiger Weise zugänglich machen (z. B. durch die Überlassung von Kopien).

Kann die Information in zumutbarer Weise aus allgemein zugänglichen Quellen (z. B. Internetportalen) beschafft werden, kann sich die Behörde auf die Angabe der Quelle beschränken.

Wird eine bestimmte Art des Informationszugangs begehrt („Übersenden Sie mir bitte eine Kopie des Haushalts“), darf nur dann eine andere Art bestimmt werden, wenn hierfür ein wichtiger Grund vorliegt. Als wichtiger Grund gilt insbesondere ein deutlich höherer Verwaltungsaufwand. Die Rechtsprechung legt diesbezüglich hohe Hürden an: Ein deutlich höherer Verwaltungsaufwand kann bejaht werden, wenn der zu erwartende Verwaltungsaufwand personelle und sachliche Kapazitäten derart binden würde, dass die Arbeitsfähigkeit der informationspflichtigen Stelle, würde sie der Art des Begehrens der Antragstellerin/des Antragstellers nachkommen, gefährdet werden würde (vgl. BVerwG zum UIG, NJW 1997, 753 (754)). Ein anderer wichtiger Grund wäre beispielsweise, dass die Unterlagen mit den begehrten Informationen schützenswerte Angaben enthalten (z. B. personenbezogene Daten) und diese nicht unkenntlich gemacht oder abgetrennt werden können (12.1.3 der VV zum LTranspG).