5.1 Einsichtnahme in die Niederschrift nicht öffentlicher Ratssitzungen

Nach § 41 Abs. 4 GemO ist den Einwohnern einer Gemeinde die Einsichtnahme in die Niederschriften über die öffentlichen Sitzungen der Gemeinde gestattet. Einsichtsrecht in die Niederschrift von nicht öffentlichen Sitzungen haben nach der Gemeindeordnung nur Ratsmitglieder (§ 41 Abs. 2 Satz 2 GemO). Gleichwohl ist nach Ansicht des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz (LfDI) und dem Innenministerium (zu den Vorgängervorschriften zum LTranspG) Akteneinsicht auch in nicht öffentliche Niederschriften zu gewähren (Schreiben des LfDI vom 29. August 2012; Schreiben des ISIM vom 17. Dezember 2012). Die Regelungen der Gemeindeordnung seien keine vorrangigen Zugangsregelungen (so grundsätzlich auch 2.5.4 der VV zum Verhältnis zwischen GemO und LTranspG), da sie sich nur unmittelbar an den Rat richten und lediglich den Mindeststandard an Öffentlichkeitsarbeit regeln. Da es sich um einen formlosen Anspruch handelt, könne somit unabhängig vom Wohnsitz jedermann entsprechende Einsichtnahme ohne die Geltendmachung eines berechtigten Interesses beantragen. Die Kommune muss allerdings dafür Sorge tragen, dass ggf. enthaltene personenbezogene Daten, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse etc. unkenntlich zu machen sind (s. u.).

Entgegen dieser Auffassung entschied der Verwaltungsgerichtshof Baden-Württemberg (VGH Baden-Württemberg, Urteil vom 04.02.2020, 10 S 1229/19) zur nahezu inhaltsgleichen baden-württembergischen Vorschrift zum Zugang zu Niederschriften. Nach dieser Rechtsprechung geht die dortige Vorschrift der Gemeindeordnung dem LIFG BaWü vor und regelt den Zugang abschließend. Rheinland-pfälzische Rechtsprechung gibt es zu dieser Fragestellung aktuell nicht (Stand März 2024).

Verlangt ein Ratsmitglied und nicht ein Bürger eine Auskunft, so haben die Regelungen der rheinland-pfälzischen Gemeindeordnung Vorrang. Nach § 33 Abs. 3 GemO ist hierfür ein berechtigtes Interesse erforderlich, welches von einem Viertel der gesetzlichen Zahl der Ratsmitglieder oder einer Fraktion geltend gemacht werden muss. Liegen Ausschließungsgründe nach § 22 GemO vor, kann der betroffenen Person keine Akteneinsicht gewährt werden. Sollte sich das betreffende Ratsmitglied auf das Transparenzgesetz berufen, kann ein Auskunftsanspruch mit Hinweis auf die § 33 Abs. 3 Satz 7, § 22 GemO als vorrangige Regelung versagt werden.

Für Niederschriften in Sitzungen des Kreistages gelten die voranstehenden Ausführungen entsprechend.