3. Registermodernisierung
Mit dem Onlinezugangsgesetz ist die Registermodernisierung eng verknüpft. Beide Vorhaben verfolgen das gleiche Ziel, nämlich das digitale Angebot der Verwaltung bürgernah und nutzerfreundlich zu gestalten. Das Europäische Parlament und der Europäische Rat haben 2018 die Single-Digital-Gateway-Verordnung (SDG-VO) zur Einrichtung eines einheitlichen Verwaltungszugangs beschlossen. Mit dem Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) soll es möglich werden, Verwaltungsdaten sicher und datenschutzkonform der richtigen Person zuzuordnen. Als veränderungsfestes Ordnungsmerkmal dient die Steuer-Identifikationsnummer.
Es gibt keine einheitliche Begriffsdefinition, der Nationale Normenkontrollrat bezeichnet Register als Datenbestände der öffentlichen Verwaltung [...], die mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllen:
- enthält Informationen, die für das Erbringen einer Verwaltungsleistung erforderlich sind,
- kann zur Unterstützung von administrativen und politischen Entscheidungen sowie
- für die amtliche Statistik genutzt werden.[1]
Die deutsche Verwaltung verfügt auf allen Ebenen (Bund, Land, Kommunen) über eine komplexe Registerlandschaft und es gibt bisher keinen Überblick über angebundene Verwaltungsleistungen. Nach § 3 Abs. 1 Nr. 1 Identifikationsnummerngesetz (IDNrG) muss die Registermodernisierungsbehörde (das Bundesverwaltungsamt) eine Übersicht über die bestehenden Register erstellen, die sogenannte Registerlandkarte.
Die derzeitige Registerlandschaft muss grundlegend modernisiert werden, dafür sind folgende Faktoren wichtig:
- ein standardisierter digitaler Zugriff auf Informationen für alle autorisierten Nutzer über einheitliche und sichere elektronische Schnittstellen zum Datenaustausch
- eine Möglichkeit der eindeutigen Zuordnung und Verknüpfung von Registerdaten, insbesondere mit Blick auf Personen, Unternehmen, Gebäude und Wohnungen sowie Flurstücke und Adressen – sofern notwendig und datenschutzrechtlich zulässig
- hohe Datenqualität im Sinne von Korrektheit und Aktualität[2].
Das Registermodernisierungsgesetz (RegMoG) wurde am 6. April 2021 im Bundesgesetzblatt verkündet. Die Umsetzung des Gesetzes durch das Bundesverwaltungsamt (BVA), das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt), das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) und andere Beteiligte soll das Fundament für die erfolgreiche Modernisierung der Register in Bund, Ländern und Kommunen legen. Dies stellt einen wichtigen Meilenstein für digitale, bürokratiearme und serviceorientierte Verwaltungsprozesse dar und entlastet Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen.
Die Datenhaltung in Deutschland ist infolge der föderalen Struktur überwiegend dezentral organisiert. Die bestehenden Register (z. B. Ausländerzentralregister, Bundeszentralregister) sind nicht miteinander vernetzt und enthalten zum Teil abweichende Datensätze. Diese Diskrepanz soll durch vernetzte Registerstrukturen aufgelöst werden, um die Datenqualität zu erhöhen und transparente Verwaltungsleistungen zu schaffen. Die Steuer-Identifikationsnummer wird dabei als registerübergreifende Identifikationsnummer eingeführt. Zukünftig sollen Bürgerinnen und Bürger ihre Daten und Nachweise für Verwaltungsdienstleistungen nur einmal hinterlegen müssen. Dieser Datensatz gilt für alles, was in Zukunft bei den verschiedenen Verwaltungsbehörden beantragt wird (sog. Once-Only-Prinzip).
Das IDNrG und die Rechtsgrundlage für das Datenschutzcockpit (vgl. § 10 OZG) sind am 31. August 2023 in Kraft getreten. Für die Nutzung der ID-Nummer wurden zum Schutz der persönlichen Daten von Bürgerinnen und Bürgern besondere Sicherungsmaßnahmen eingeführt. Transparenz wird beispielsweise durch das Datenschutzcockpit hergestellt, welches es Bürgerinnen und Bürgern ermöglicht, von zu Hause aus nachzuverfolgen, welche öffentliche Stelle ihre ID-Nummer für welche Verwaltungsleistungen übermittelt hat.
Die Identifikationsnummer dient im Rahmen des IDNrG dazu,
- Daten einer natürlichen Person in einem Verwaltungsverfahren eindeutig zuzuordnen,
- die Datenqualität der zu einer natürlichen Person gespeicherten Daten zu verbessern sowie
- die erneute Beibringung von bei öffentlichen Stellen bereits vorhandenen Daten durch die betroffene Person zu verringern.
Der Entwurf des IDNrG enthält keine allgemeine Befugnis zur Verarbeitung der Identifikationsnummer. Soweit diese in bestimmten Fachverfahren bei der Erbringung von Verwaltungsleistungen nach dem OZG Verwendung finden soll, ist eine entsprechende Verarbeitungsbefugnis zur weiteren Datenverarbeitung in den jeweiligen Fachgesetzen zu regeln.
[1] NKR, 2017, Mehr Leistung für Bürger und Unternehmen: Verwaltung digitalisieren. Register modernisieren. https://www.normenkontrollrat.bund.de/Webs/NKR/SharedDocs/Downloads/DE/Gutachten/2017-nkr-gutachten-registermodernisierung.pdf?__blob=publicationFile&v=2 (S. 13)
[2] NKR, 2017, Mehr Leistung für Bürger und Unternehmen: Verwaltung digitalisieren. Register modernisieren. https://www.normenkontrollrat.bund.de/Webs/NKR/SharedDocs/Downloads/DE/Gutachten/2017-nkr-gutachten-registermodernisierung.pdf?__blob=publicationFile&v=2 (S. 13)