10. Dokumentationspflichten

Es besteht eine umfangreiche Dokumentationspflicht bei allen Vergabeverfahren. Nach § 8 Abs. 1 VgV hat der öffentliche Auftraggeber das Vergabeverfahren von Beginn an fortlaufend in Textform nach § 126 b des Bürgerlichen Gesetzbuchs, soweit dies für die Begründung von Entscheidungen auf jeder Stufe des Vergabeverfahrens erforderlich ist, zu dokumentieren. Dies betrifft auch alle innerhalb des Vergabeverfahrens zu treffenden Abwägungen und Entscheidungen. Die Mindestinhalte der Dokumentationspflichten ergeben sich innerhalb der einzelnen Vergabeverordnungen.

Gerade bei Fördermaßnahmen stellen die Vergabeakten die Grundlage für eine ordnungsgemäße Prüfung dar. Daher sollte gerade bei solchen Projekten ein besonderes Augenmerk auf eine ordnungsgemäße Verfahrensdurchführung und Dokumentation gerichtet werden. Kann der öffentliche Auftraggeber den etwaigen Nachprüfungsinstanzen nur spärliche oder gar keine Daten zur Vergabe reichen, ist dies in den meisten Fällen mit Rückforderungsansprüchen seitens des Fördergeldgebers verbunden.