6. Beschlussfassung

Sollte der Auftragswert eine bestimmte Wertgrenze überschreiten, wird der Vergabevorschlag in der Regel einem politischen Gremium zur Beschlussfassung vorgelegt. Ist die Prüfung und Wertung rechtskonform erstellt, kann aber eine vom Vergabevorschlag abweichende Entscheidung nicht getroffen werden. Das Gremium hat insofern keinen Entscheidungsspielraum. Sollte das Gremium einer Auftragserteilung trotz gültigen Angebots nicht zustimmen, kann sich die Gemeinde mangels fehlenden Aufhebungsgrundes schadensersatzpflichtig machen.

Um dies zu umgehen wird vorgeschlagen, vor Veröffentlichung der Maßnahme den Rat zu beteiligen und einen Vorratsbeschluss fassen zu lassen. In welchem Umfang dabei Projektinformationen zur Entscheidungsfindung den Mandatsträgen vorgelegt werden, muss einzelfallbezogen entschieden werden. Die Veröffentlichung von Zuschlagskriterien, Kurz- und Langtexte von Leistungsbeschreibungen sowie Vertragsinhalte, gehören regelmäßig nicht zu den zu beschließenden Inhalten.

Auch sollten alle vergaberechtlichen Aspekte, wie z. B. die Wahl der Vergabeart, der losweisen Vergabe, der Möglichkeit zur Nachverhandlung, die Auswahl des Bieterkreises etc., nicht in die Hände der Mandatsträger gelegt werden. Es suggeriert einen politischen Entscheidungsspielraum, der in den meisten Fällen nicht existiert.

Vielmehr sollten allgemeine projektbezogene Informationen zur Beschlussfassung vorgelegt werden. Das umfasst u. a. den/die Projektstatus/-historie, die gewünschte Vorgehensweise sowie die voraussichtlichen Kosten.