1. Eröffnung der Sitzung, Feststellung der Ordnungsgemäßheit der Einladung
Die Ratssitzung beginnt mit der Eröffnung durch den Vorsitzenden (in der Regel den Bürgermeister bzw. den vertretenden Beigeordneten, ggf. auch das älteste Ratsmitglied [s. § 36 Abs. 1 und 2 GemO, § 11 Abs. 1 und 2 MGeschO GR]). Damit verbunden wird die Feststellung der Ordnungsgemäßheit der Einladung, d. h. der Wahrung von Form (schriftlich oder elektronisch unter Mitteilung der Tagesordnung, des Ortes und der Sitzungszeit) und Frist (zwischen Einladung und Sitzung müssen mindestens vier volle Kalendertage liegen) gemäß § 34 Abs. 2 Satz 1, Abs. 3 Satz 1 GemO, § 2 Abs. 1 MGeschO GR. Dazu erfolgt die Nennung des Datums der schriftlichen Einladung sowie der Hinweis auf die beigefügte Tagesordnung.
Soweit es sich um eine Dringlichkeitssitzung gemäß § 34 Abs. 3 Satz 2 GemO handelt, ist dies festzustellen.
In allen Fällen empfiehlt sich ein Hinweis auf die erfolgte öffentliche Bekanntmachung von Zeit, Ort und Tagesordnung der Sitzung.
Eine Verletzung von Form und Frist der Einladung eines Ratsmitglieds gilt als geheilt, wenn dieses Mitglied zu der Sitzung erscheint oder bis zu Beginn der Sitzung auf die Geltendmachung der Form- und Fristverletzung schriftlich verzichtet (§ 34 Abs. 4 GemO).
§ 35 a Abs. 1 GemO ermöglicht seit dem Jahr 2023 als Abweichung von der reinen Präsenzsitzung die digitale Zuschaltung von Ratsmitgliedern (Hybridsitzung). Damit ist eine Teilnahme an kommunalen Gremiensitzungen ohne körperliche Anwesenheit im Sitzungsraum möglich, soweit der Gemeinderat dies in der Geschäftsordnung zugelassen hat. Eine bloß telefonische Zuschaltung einzelner Ratsmitglieder ist allerdings über die Regelung des § 35 a GemO nicht möglich. Auch eine rein virtuelle Sitzung ist durch die Anwesenheitspflicht des Vorsitzenden aufgrund des § 35 a Abs. 1 Satz 2 GemO ausgeschlossen. Damit unterscheidet sich die Hybridsitzung von der im Jahr 2020 mit § 35 Abs. 3 GemO zunächst befristet geschaffenen und im Jahr 2023 dauerhaft in die Gemeindeordnung aufgenommenen Möglichkeit, bei Naturkatastrophen oder sofern andere außergewöhnliche Notsituationen dies erfordern, Beschlüsse von kommunalen Gremien nicht nur in Präsenz, sondern auch in einem schriftlichen oder elektronischen Umlaufverfahren oder mittels Video- oder Telefonkonferenzen zu fassen. Mit der Regelung des § 35 Abs. 3 GemO soll die Handlungsfähigkeit der Kommunen in Ausnahmesituationen (z. B. Pandemie) aufrechterhalten werden.