VIII. Jahresabschluss und Rechnungsprüfung

1. Jahresabschluss

§ 43 GemHVO regelt die allgemeinen Grundsätze der für die Gliederung des Jahresabschlusses. Kernstück des Abschlusses ist die Bilanz, die per 31. Dezember aufzustellen ist. Neben der Bilanz (§ 47 GemHVO) gehören zum Abschluss die Ergebnis- (§ 44 GemHVO) und die Finanzrechnung (§ 45 GemHVO) sowie die Teilrechnungen (§ 46 GemHVO). Die Form der Darstellung, insbesondere die Gliederung der aufeinander folgenden Ergebnisrechnungen, Finanzrechnungen, Teilrechnungen und Bilanzen, ist beizubehalten, soweit nicht in Ausnahmefällen wegen besonderer Umstände Abweichungen erforderlich sind. Die Abweichungen sind im Anhang anzugeben und zu begründen. Fällt ein Vermögensgegenstand, ein Sonderposten, eine Rückstellung oder eine Verbindlichkeit unter mehrere Posten der Bilanz, so ist die Mitzugehörigkeit zu anderen Posten bei dem Posten, unter dem der Ausweis erfolgt ist, zu vermerken oder im Anhang anzugeben, wenn dies zur Aufstellung eines klaren und übersichtlichen Jahresabschlusses erforderlich ist. Eine weitere Untergliederung der Posten der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung und der Bilanz ist zulässig; dabei ist jedoch die vorgeschriebene Gliederung zu beachten. Neue Posten dürfen hinzugefügt werden, wenn ihr Inhalt nicht von einem vorgeschriebenen Posten gedeckt wird. Die Ergänzung ist im Anhang anzugeben und zu begründen.

Der Jahresabschluss nach § 108 GemO hat eine erhebliche Bedeutung für die kommunale Haushaltswirtschaft und ist innerhalb von sechs Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres aufzustellen. Der Jahresabschluss besteht nach § 108 Abs. 2 GemO aus:

der Ergebnisrechnung,

der Finanzrechnung,

den Teilrechnungen,

der Bilanz,

dem Anhang.

Dem Jahresabschluss sind als Anlagen beizufügen:

der Rechenschaftsbericht,

der Beteiligungsbericht gemäß § 90 Abs. 2,

die Anlagenübersicht,

die Forderungsübersicht,

die Verbindlichkeitenübersicht,

eine Übersicht über die über das Ende des Haushaltsjahres hinaus geltenden Haushaltsermächtigungen,

eine Übersicht über die Entwicklung der zweckgebundenen Rücklage zur Tilgung gemäß § 105 Abs. 4 Satz 3.

Ergänzt wird der Jahresabschluss durch verschiedene Anlagen, unter denen neben dem Anhang (§ 48 GemHVO) der Rechenschaftsbericht (§ 49 GemHVO) zu fassen ist. In den Rechenschaftsbericht sind diejenigen Angaben aufzunehmen, die zu den einzelnen Posten der Ergebnisrechnung, der Teilergebnisrechnung, der Finanzrechnung, der Teilfinanzrechnung und der Bilanz vorgeschrieben sind. Im Rechenschaftsbericht ist der Verlauf der Haushaltswirtschaft und die Lage der Gemeinde so darzustellen, dass ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermittelt wird. Dazu ist ein Überblick über die wichtigen Ergebnisse des Jahresabschlusses und Rechenschaft über die Haushaltswirtschaft im abgelaufenen Haushaltsjahr zu geben (§ 49 Abs. 1 und 2 GemHVO). Außerdem hat der Rechenschaftsbericht eine ausgewogene und umfassende, dem Umfang der gemeindlichen Aufgabenerfüllung entsprechende Analyse der Haushaltswirtschaft und der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde zu enthalten. In die Analyse sollen die produktorientierten Ziele und Kennzahlen, soweit sie bedeutsam für das Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde sind, einbezogen und unter Bezugnahme auf die im Jahresabschluss enthaltenen Ergebnisse erläutert werden.

2. Gesamtabschluss

Der Gesamtabschluss ist in § 109 GemO geregelt und ist zu erstellen, wenn mindestens eine Tochterorganisation der Gemeinde unter dem beherrschenden oder maßgeblichen Einfluss der Gemeinde steht. Es soll ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde vermittelt werden. Der Gesamtabschluss ist innerhalb von elf Monaten nach Ablauf des Haushaltsjahres aufzustellen, er ist dem Gemeinderat vor Ende des auf den Abschlussstichtag folgenden Haushaltsjahres zur Kenntnis vorzulegen (§ 109 Abs. 8 GemO). Der Gesamtabschluss besteht aus der Gesamtergebnisrechnung, der Gesamtfinanzrechnung, der Gesamtbilanz und dem Gesamtanhang. Dem Gesamtabschluss sind der Gesamtrechenschaftsbericht, die Anlagenübersicht, die Forderungsübersicht und die Verbindlichkeitenübersicht als Anlagen beizufügen. Zu dem Gesamtabschluss (§ 109 Abs. 4 GemO) hat die Gemeinde ihren eigenen Jahresabschluss nach § 108 und die weiteren Jahresabschlüsse

der Sondervermögen, für die Sonderrechnungen geführt werden,

der Unternehmen und Einrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit, ausgenommen die Sparkassen, an denen die Gemeinde beteiligt ist; für mittelbare Beteiligungen gilt § 290 des Handelsgesetzbuches entsprechend,

der rechtsfähigen kommunalen Stiftungen,

der Zweckverbände, bei denen die Gemeinde Mitglied ist; ausgenommen sind Zweckverbände, die ausschließlich Beteiligungen an Sparkassen halten,

der sonstigen rechtlich selbständigen Aufgabenträger mit kaufmännischer Rechnungslegung oder einer Rechnungslegung nach den Vorschriften des kommunalen Rechnungswesens, deren finanzielle Grundlage wegen rechtlicher Verpflichtung wesentlich durch die Gemeinde gesichert wird,

zusammenzufassen (Konsolidierung). Ist eine Tochterorganisation zugleich Mutterunternehmen und nach § 290 HGB verpflichtet, einen Konzernabschluss aufzustellen, so kann dieser Konzernabschluss anstelle der entsprechenden Einzelabschlüsse der verbundenen Tochterorganisationen unverändert in den Gesamtabschluss einbezogen werden. Bestehen für die Jahresabschlüsse der Gemeinde und ihrer Tochterorganisationen abweichende Ansatz-, Bewertungs- und Ausweisvorschriften, so ist eine Anpassung der Posten nicht vorzunehmen, da dies abweichend von § 308 HGB unerheblich ist.

Als Tochterorganisationen gelten alle Sondervermögen der Gemeinde, alle Unternehmen, an denen die Gemeinde beteiligt ist, alle rechtsfähigen kommunalen Stiftungen der Gemeinde, alle Zweckverbände, bei denen die Gemeinde Mitglied ist und alle sonstigen rechtlich selbstständigen Aufgabenträger mit kaufmännischer Rechnungslegung oder einer Rechnungslegung nach den Vorschriften des kommunalen Rechnungswesens, deren finanzielle Grundlagen aufgrund rechtlicher Verpflichtungen wesentlich durch die Gemeinde gesichert werden (Ziffer 2 VV zu § 109 GemO).

3. Die örtliche Rechnungsprüfung

Für die überörtliche Prüfung der Gemeinde durch den Rechnungshof Rheinland-Pfalz gelten auf der Grundlage des § 110 Abs. 5 GemO die Bestimmungen der Landeshaushaltsordnung. Die überörtliche Prüfung erstreckt sich auch auf die Haushalts- und Wirtschaftsführung der von der Gemeinde geführten rechtsfähigen Anstalten des öffentlichen Rechts. Bei der Kreisverwaltung als untere Behörde der allgemeinen Landesverwaltung wird ein Gemeindeprüfungsamt eingerichtet. Dabei ist zu beachten, dass dieses der fachlichen Weisung des Rechnungshofs Rheinland-Pfalz unterliegt. Der Rechnungshof Rheinland-Pfalz kann die überörtliche Prüfung ganz oder teilweise widerruflich den Gemeindeprüfungsämtern übertragen (§ 14 Abs. 1 des Landesgesetzes über den Rechnungshof Rheinland-Pfalz).

Die örtliche Prüfung dagegen wird jährlich von der Gemeinde in eigener Verantwortung durchgeführt. Der Gemeinderat soll nach § 110 Abs. 1 GemO einen Rechnungsprüfungsausschuss bilden. Abweichend von § 46 GemO wählt der Ausschuss ein Ratsmitglied zum Vorsitzenden. Der Bürgermeister legt den Jahresabschluss und den Gesamtabschluss dem Gemeinderat zur Prüfung vor. Der Jahresabschluss und der Gesamtabschluss sollen zuvor durch den Rechnungsprüfungsausschuss geprüft werden. Der Bürgermeister hat beim Rechnungsprüfungsverfahren kein Stimmrecht. Er ist jedoch berechtigt und verpflichtet, Auskünfte zu erteilen. Das Gleiche gilt für die Beigeordneten, soweit sie einen eigenen Geschäftsbereich leiten oder den Bürgermeister im Prüfungszeitraum vertreten haben (§ 110 Abs. 4 GemO). Besteht ein Rechnungsprüfungsamt, so leitet der Bürgermeister zunächst dem Rechnungsprüfungsamt den Jahresabschluss und den Gesamtabschluss zu (§ 110 Abs. 3 GemO).

Die zwölf kreisfreien und acht großen kreisangehörigen Städte müssen nach § 111 GemO ein Rechnungsprüfungsamt einrichten. Andere Gemeinden können ein Rechnungsprüfungsamt einrichten, wenn ein Bedürfnis dafür besteht und die Kosten in angemessenem Verhältnis zum Umfang der Verwaltung stehen. Das Rechnungsprüfungsamt untersteht unmittelbar dem Bürgermeister. Es ist bei der Durchführung von Prüfungen unabhängig und insoweit an Weisungen, die den Umfang, die Art und Weise oder das Ergebnis der Prüfung betreffen, nicht gebunden. Im Übrigen bleiben die Befugnisse des Bürgermeisters unberührt. Der Bürgermeister kann die Leitung des Rechnungsprüfungsamtes nur mit Zustimmung des Gemeinderats einem Beamten übertragen oder gegen dessen Willen entziehen. Die Entziehung gegen den Willen des Beamten ist nur möglich, wenn der Beamte seine Aufgabe nicht ordnungsgemäß erfüllt. Die Entziehung gegen den Willen des Beamten bedarf der Zustimmung einer Mehrheit von zwei Dritteln der gesetzlichen Zahl der Mitglieder des Gemeinderats und der Genehmigung der Aufsichtsbehörde. Der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes darf nicht Angehöriger im Sinne des § 22 Abs. 2 GemO des Bürgermeisters, der Beigeordneten sowie des Kassenverwalters und seines Stellvertreters sein. Der Leiter und die Prüfer des Rechnungsprüfungsamtes dürfen eine andere Stellung in der Gemeinde nur innehaben, wenn dies mit ihren Prüfungsaufgaben vereinbar ist. Der Leiter und die Prüfer des Rechnungsprüfungsamtes sind nicht befugt, Zahlungen der Gemeinde anzuordnen oder auszuführen.

Der Rechnungsprüfungsausschuss und das Rechnungsprüfungsamt haben nach § 112 Abs. 1 GemO insbesondere folgende pflichtigen Aufgaben:

die Prüfung des Jahresabschlusses sowie der Anlagen zum Jahresabschluss der Gemeinde (§ 113 Abs. 1 und 2 GemO),

die Prüfung der Jahresabschlüsse der Sondervermögen, sofern die Prüfung nicht sachverständigen Abschlussprüfern vorbehalten ist (§ 113 Abs. 1 und 2 GemO),

die Prüfung des Gesamtabschlusses sowie der Anlagen zum Gesamtabschluss der Gemeinde,

die Prüfung der Vorgänge in der Finanzbuchhaltung zur Vorbereitung der Prüfung des Jahresabschlusses,

die Prüfung, ob die Haushaltswirtschaft vorschriftsmäßig geführt worden ist,

die dauernde Überwachung der Zahlungsabwicklung der Gemeinde und der Eigenbetriebe einschließlich der Sonderkassen sowie die Vornahme der regelmäßigen und unvermuteten Kassenprüfungen,

die Kontrolle, ob die bei der Finanzbuchhaltung der Gemeinde und ihrer Sondervermögen eingesetzten automatisierten Datenverarbeitungsprogramme vor ihrer Anwendung geprüft wurden.

Darüber hinaus kann der Bürgermeister nach § 112 Abs. 2 GemO dem Rechnungsprüfungsamt weitere Aufgaben übertragen, insbesondere:

die Prüfung der Vorräte und Vermögensbestände,

die Prüfung der Verwaltung auf Ordnungsmäßigkeit, Zweckmäßigkeit und Wirtschaftlichkeit,

die Prüfung von Anordnungen vor ihrer Zuleitung an die Kasse im Hinblick darauf, ob die einzelnen Beträge sachlich und rechnerisch richtig sowie ordnungsgemäß begründet und belegt sind,

die laufende Prüfung der Wirtschaftsführung und des Rechnungswesens der Sondervermögen,

die Prüfung der Betätigung der Gemeinde als Gesellschafter, Aktionär, Träger oder Mitglied in Gesellschaften oder anderen Vereinigungen des privaten Rechts oder in der Rechtsform der Anstalt oder der Körperschaft des öffentlichen Rechts,

die Kassen-, Buch- und Betriebsprüfung, soweit sich die Gemeinde eine solche Prüfung bei einer Beteiligung, bei der Hingabe eines Kredits, bei der Stellung von Sicherheiten oder sonst vorbehalten hat,

die Prüfung von Vergaben.

Der Rechnungsprüfungsausschuss und das Rechnungsprüfungsamt können sich mit Zustimmung des Gemeinderats sachverständiger Dritter als Prüfer bedienen. Die Kosten für die Prüfung trägt die Gemeinde (§ 112 Abs. 5 Sätze 1 und 2 GemO). Das Rechnungsprüfungsamt teilt das Prüfungsergebnis dem Bürgermeister mit. Dieser hat die notwendigen Schlussfolgerungen aus dem Prüfungsergebnis zu ziehen. Der Rechnungsprüfungsausschuss und das Rechnungsprüfungsamt fassen die Ergebnisse ihrer Prüfung jeweils in einem Schlussbericht zusammen, der dem Gemeinderat vorzulegen ist. Der jeweilige Schlussbericht ist unter Angabe von Ort und Tag vom Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses beziehungsweise vom Leiter des Rechnungsprüfungsamtes zu unterzeichnen (§ 112 Abs. 6 und 7 GemO).

Der Gemeinderat beschließt nach § 114 Abs. 1 GemO über die Feststellung des geprüften Jahresabschlusses bis spätestens 31. Dezember des auf das Haushaltsjahr folgenden Jahres. Er entscheidet in einem gesonderten Beschluss über die Entlastung des Bürgermeisters und der Beigeordneten, soweit diese einen eigenen Geschäftsbereich leiten oder den Bürgermeister vertreten haben. Verweigert der Gemeinderat die Entlastung oder spricht er sie mit Einschränkungen aus, so hat er dafür die Gründe anzugeben. Eine unmittelbare rechtliche Folge für den Bürgermeister und ggf. für die Beigeordneten ergibt sich daraus nicht. Die Beschlüsse über die Feststellung des Jahresabschlusses und über die Entlastung sind öffentlich bekannt zu machen. Im Anschluss an die öffentliche Bekanntmachung sind der Jahresabschluss mit dem Rechenschaftsbericht und dem Beteiligungsbericht, der Gesamtabschluss mit dem Gesamtrechenschaftsbericht sowie die Prüfungsberichte des Rechnungsprüfungsausschusses und des Rechnungsprüfungsamtes an sieben Werktagen bei der Gemeindeverwaltung während der allgemeinen Öffnungszeiten öffentlich auszulegen (§ 114 Abs. 2 GemO). Diese Regelung gilt nicht für Angelegenheiten im Sinne des § 20 Abs. 1 GemO. In der öffentlichen Bekanntmachung ist auf Ort und Zeit der Auslegung hinzuweisen.