6. Öffentlichkeitsarbeit
Der Bürgermeister, in Ortsgemeinden der Ortsbürgermeister, soll über die Ergebnisse der Ratssitzungen in geeigneter Form informieren (§ 41 Abs. 5 GemO). Die Informationspflicht gilt für Rats- und für Ausschusssitzungen gleichermaßen (vgl. VV Nr. 4 Satz 1 zu § 46 GemO). Die Verpflichtung der Gemeindeverwaltung, die Einwohner über die Ergebnisse der Ratssitzungen zu unterrichten, bezieht sich nur auf den sachlichen Inhalt der für die Einwohner wichtigen Ratsbeschlüsse (z. B. Beschlüsse über Satzungen, Bauleitpläne, Erhebung oder Änderung von Abgaben, Planung wichtiger Bauvorhaben), nicht dagegen auf die Sitzungsniederschrift, die Abstimmungsergebnisse oder den Verlauf der Beratung (Diskussion) und die dabei geäußerten Meinungen. Soweit Gemeindeausschüssen die abschließende Entscheidung übertragen ist, erstreckt sich die Unterrichtungspflicht auch auf die für die Einwohner wichtigen Beschlüsse dieser Ausschüsse (s. VV Nr. 8.3 zu § 41 GemO).
Die unverzügliche Bekanntgabe der Beschlüsse aus nichtöffentlicher Sitzung nach § 35 Abs. 1 Satz 3 GemO steht neben der Unterrichtung nach § 41 Abs. 5 GemO. Eine Verbindung von Unterrichtung und Bekanntgabe ist möglich.
Damit den Einwohnerinnen und Einwohnern im Rahmen der Unterrichtung auch Entscheidungszusammenhänge deutlich werden, sollte die Darstellung der Sitzungsergebnisse pressemäßig aufbereitet werden. Allerdings sind dabei datenschutzrechtliche Belange zu beachten, insbesondere hinsichtlich der Bekanntgabe der in nichtöffentlicher Sitzung gefassten Beschlüsse gemäß § 35 Abs. 1 Satz 3 GemO. Nach dem vom GStB in GStB-N 0108/2016 zur Verfügung gestellten Muster, ist den gesetzlichen Vorgaben Rechnung getragen, wenn die Bekanntgabe beispielsweise wie folgt vorgenommen würde:
Muster
einer Unterrichtung der Öffentlichkeit über die Ergebnisse der Rats- und Ausschusssitzungen nach § 41 Abs. 5 GemO und für die Bekanntgabe der in nicht öffentlicher Sitzung gefassten Beschlüsse nach § 35 Abs. 1 Satz 3 GemO:
Der Gemeinderat hat in seiner Sitzung am … wie folgt beschlossen:
Im öffentlichen Teil der Sitzung
TOP 1:
Bebauungsplan Grüner Berg – Aufstellungsbeschluss
Der Gemeinderat hat den Aufstellungsbeschluss gefasst.
TOP 2:
Vergabe der Baumaßnahme „Bürgersteigausbau Rotbuchenstraße“
Der Gemeinderat hat die Vergabe der Ausbauarbeiten beschlossen.
Im nicht öffentlichen Teil der Sitzung
TOP 3:
Ausübung eines Vorkaufsrechts[1]
Der Gemeinderat hat die Ausübung eines Vorkaufsrechts beschlossen.
TOP 4:
Personalangelegenheiten
Der Gemeinderat hat der Entscheidung des Bürgermeisters, Mitarbeiter der Gemeindeverwaltung zu befördern, zugestimmt.
TOP 5:
Abgabensachen
Der Gemeinderat hat den Erlass einer Abgabenschuld beschlossen.
Nach § 41 Abs. 4 GemO können die Einwohner Niederschriften über öffentliche Sitzungen einsehen. Gegen Kostenerstattung können für interessierte Einwohnerinnen und Einwohner Auszüge aus der Niederschrift über öffentliche Sitzungen gefertigt werden.
Das Recht, die Niederschrift über nichtöffentliche Sitzungen einzusehen, steht grundsätzlich nur denjenigen Personen zu, die im Zeitpunkt der protokollierten oder der nächsten Sitzung Ratsmitglieder waren und deshalb die in § 41 Abs. 3 GemO vorgesehene Einwendungs- oder Kontrollbefugnis ausüben können (VV Nr. 2 zu § 41 GemO). Die Vorschriften des Landestransparenzgesetzes bleiben unberührt. Daher besteht auch für interessierte Einwohnerinnen und Einwohner über das Landestransparenzgesetz grundsätzlich die Möglichkeit der Einsichtnahme in Niederschriften über nichtöffentliche Sitzungen. Etwas anderes gilt aber dann, wenn durch eine Einsichtnahme Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse eines Dritten offenbart würden (z. B. Einsichtnahme in einen Pachtvertrag; hier könnten Informationen weitergegeben werden, die Rückschlüsse auf die Betriebsführung des Pächters zuließen)[2].
Zum Begriff der Verwaltungstätigkeit im Sinne des Landtransparenzgesetzes hat das OVG Rheinland-Pfalz[3] entschieden, dass dieser Begriff im funktionalen Sinne zu verstehen sei. Eine Gemeinde sei auch dann transparenzpflichtige Stelle im Sinne des Landestransparenzgesetzes, wenn sie im Rahmen ihrer fiskalischen Tätigkeit einen Vertrag über die Nutzung gemeindlicher Grundstücke im Außenbereich für die Errichtung und den Betrieb von Windenergieanlagen mit einem privaten Betreiber abschließe. Informationen könnten und dürften nach wie vor nicht herausgegeben werden, wenn ein entgegenstehender Belang (§§ 14 bis 17 LTranspG) vorläge und eine Abwägung ergäbe, dass das Geheimhaltungsinteresse das Informationsinteresse überwöge. Entgegenstehende Belange seien dabei insbesondere Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse oder Datenschutzerwägungen, sofern eine Unkenntlichmachung nicht möglich sei. Ansonsten sei der Informationszugang – ggf. mit Schwärzung von Inhalten – zu gewähren.
[1] Bei der Bekanntgabe der in nicht öffentlicher Sitzung gefassten Beschlüsse ist die Veröffentlichungsfassung des jeweiligen Tagesordnungspunktes wiederzugeben (vgl. VV Nr. 5 zu § 34 GemO
[2] VG Koblenz, Urteil vom 13. Juni 2013–4 K 191/13 –; GStB-N Nr. 0153/2013, www.kosdirekt.de
[3] OVG Rheinland-Pfalz, Urteil vom 28. September 2016–8 A 10342/16 –; GStB-N Nr. 0174/2016, www.kosdirekt.de