1.1 Voraussetzungen

Dieses ist zulässig, wenn das Ratsmitglied einer elektronischen Übermittlung zugestimmt hat, das Ratsmitglied (bzw. die/der Beigeordnete) über die technischen Voraussetzungen des Versendens und Empfangens elektronischer Unterlagen verfügt (§ 34 Abs. 2 GemO, § 2 Abs. 1 a MGeschO) und die Erfordernisse der Datensicherheit sowie des Datenschutzes gewährleistet sind. Eine verpflichtende Einführung elektronischer Kommunikation für alle Ratsmitglieder bzw. Beigeordneten ist nicht zulässig.

Aus Gründen der Rechtssicherheit ist der Abschluss einer Kommunikationsvereinbarung zwischen Stadt/Gemeinde und Ratsmitglied erforderlich. In einer solchen Vereinbarung wird die Zulässigkeit der Übermittlung der Ratsunterlagen auf elektronischem Weg festgelegt. Es empfiehlt sich, hierin zusätzlich Hinweise zur Verschwiegenheitspflicht und Datensicherheit aufzunehmen (vgl. Muster „Zugangseröffnung für elektronische Kommunikation“ des Gemeinde- und Städtebundes, GStB-N 0143/2024).