1.3 Verwendete (private) Mailadressen

Auch kann eine Gemeinde oder Stadt den Ratsmitgliedern ohne Anbindung an ein Ratsinformationssystem, aber mit Anbindung an den Server der Kommune entsprechende Mailadressen einrichten (RatsmitgliedXY@musterstadt.de).

Denkbar, wenngleich aus Gründen des Datenschutzes sowie der IT-Sicherheit mit Aufwand verbunden, ist auch der Versand an private Mailadressen der Ratsmitglieder. Sofern Unterlagen an von Ratsmitgliedern angegebene Mailadressen versandt werden, sollten die Ratsmitglieder auf ihre Sorgfaltspflichten z. B. in der Kommunikationsvereinbarung (s. o.) hingewiesen werden. Kollegen, Familienangehörige oder sonstige nicht befugte Personen dürfen danach keinen Zugang zu den Unterlagen erhalten. Mail-adressen wie Familie Mustermann@musterhausen oder firma xy@mail.de sind nicht per se unzulässig. Erforderlich sind in solchen Situationen verschiedene Benutzerkennungen mit getrennten Dateizugriffsrechten.

In Fällen, in denen die Daten einen besonderen Schutzbedarf haben bzw. besonderen Vertraulichkeitsanforderungen unterliegen, scheidet eine Übermittlung, Speicherung und Verarbeitung auf privaten Geräten aus. Dies ist aus Sicht LfDI vor allem für besondere personenbezogene Daten nach Art. 9 DSGVO (z. B. Daten, aus denen die ethnische Herkunft, religiöse Überzeugungen oder Gesundheitsdaten hervorgehen) sowie für Daten zu prüfen, die einem besonderen Berufs- und Amtsgeheimnis (§ 203 StGB) unterliegen oder Personalangelegenheiten bzw. die Annahme von Spenden behandeln.

Die Übermittlung an private Mailadressen bzw. durch die Kommune bereitgestellte Mailadressen bedeutet regelmäßig auch, dass damit eine Übermittlung an private Endgeräte erfolgt. Dieses ist zwar nicht unzulässig, jedoch präferiert der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit ausdrücklich den Einsatz von Geräten, die seitens der Kommune zur Verfügung gestellt werden.