1.2 Ratsinformationssysteme

Der unkomplizierteste und seitens des Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI) präferierte Weg der rechtssicheren und datenschutzkonformen Übermittlung der Unterlagen an die Ratsmitglieder ist die Verwendung eines Ratsinformationssystems. Die Ratsmitglieder erhalten dabei eine Mailadresse, die von der Gemeinde gestellt wird und auf einem aus datenschutzrechtlicher Sicht unbedenklichen Server liegt. Zu beachten ist, dass in diesem Fall ein persönliches Postfach/Konto im System einzurichten ist. Nicht ausreichend ist, wenn das Ratsmitglied ohne solch ein persönliches Konto vom System lediglich eine Mitteilung darüber erhält, dass ins System Unterlagen eingestellt wurden, die nunmehr abgerufen werden können (keine Ladung durch das Ratsinformationssystem selbst). Als ergänzende Serviceleistung ist ein Hinweis durch das System jedoch möglich.