2. Wesentliche Pflichten bei der Vorbereitung einer Ausschreibung

Das Vergabeverfahren beginnt nach erfolgter Bedarfsermittlung mit der Zusammenstellung der Vergabeunterlagen. Hierbei gilt es zu beachten, dass eine Ausschreibung nur dann erfolgen darf, wenn Planung und Finanzierung gesichert sind, alle Verdingungsunterlagen fertiggestellt sind und die Leistung innerhalb der angegebenen Frist ausgeführt werden kann. Lässt man dies außer Acht, sind Planungsänderungen und damit Mehrkosten untrennbar verbunden.

Elementarer Bestandteil der Vergabeunterlagen wird damit die Leistungsbeschreibung. Das gleiche gilt für eine belastbare Kostenschätzung. Ohne diese beiden Grundlagen lassen sich Angebote nicht vergleichen. Auch werden die Identifizierung und der Nachweis etwa „unwirtschaftlicher Angebote“ nicht gelingen. Bei der Leistungsbeschreibung kommt dem Auftraggeber ein weitgehendes Leistungsbestimmungsrecht zu. Jedoch muss diese Beschreibung eindeutig und erschöpfend erstellt werden. Anbieter dürfen nicht durch diskriminierende Aspekte, wie Produktangaben oder Leistungsarten, vom Wettbewerb ausgeschlossen werden. Vor der Ausschreibung sind die Vergabekriterien festzulegen. Dies können neben dem Preis auch umweltbezogene, nachhaltige, oder soziale Aspekte sein (u. a. §§ 97 Abs. 3 GWB, 31 VgV). Zu den Vergabeunterlagen zählen weiterhin die Vertragsbedingungen, technische Bedingungen sowie Eignungsnachweise bzw. Eigenerklärungen. Bei der Leistungsbeschreibung ist auf die Abfrage von Eventualpositionen und Bedarfspositionen (auch Stundenlöhne) zu verzichten.