4. Begriff des Verwaltungsgeschäfts
Der Begriff des Verwaltungsgeschäfts wird in § 68 Abs. 1 Satz 2 und 3 GemO zwar nicht definiert, jedoch sowohl positiv wie auch negativ abgegrenzt.
Die Verbandsgemeindeverwaltung vertritt die Ortsgemeinde in gerichtlichen Verfahren. Es handelt sich hierbei um eine gesetzliche Prozessvertretung, die für Rechtsbehelfs- und Rechtsmittelverfahren ohne Rechtswegbeschränkung gilt, soweit die Ortsgemeinde Klägerin oder Beklagte ist (s. ergänzend VV Nr. 5.1 und 5.2 zu § 68). Hiervon ausgenommen sind Rechtsstreitigkeiten einer Ortsgemeinde mit der Verbandsgemeinde oder zwischen Ortsgemeinden derselben Verbandsgemeinde; in diesen Fällen gilt für die Vertretung der Ortsgemeinde § 47 Abs. 1 Satz 1 GemO. Sinn und Zweck dieser Ausnahme ist es, den Bürgermeister der Verbandsgemeinde von der gerichtlichen Vertretung einer Ortsgemeinde dann auszuschließen, wenn ein Widerstreit der Interessen der Verbandsgemeinde und einer Ortsgemeinde beziehungsweise der Interessen von Ortsgemeinden derselben Verbandsgemeinde vorliegt. Vor diesem Hintergrund gilt die Ausnahme dann entsprechend, wenn sich zwei Ortsgemeinden derselben Verbandsgemeinde in einem Rechtsstreit als Klägerin beziehungsweise Beklagte und notwendige Beigeladene gegenüberstehen. In einem Widerspruchsverfahren, in dem sich eine Ortsgemeinde gegen eine Baugenehmigung für ein Vorhaben auf dem Gebiet einer Nachbarortsgemeinde wendet, ist die Zuziehung eines Rechtsanwalts notwendig. Die Ortsgemeinde kann nicht auf Selbsthilfe durch die Inanspruchnahme von Rechtsberatung durch die Verbandsgemeinde- oder Kreisverwaltung verwiesen werden.
Die Stellung der Ortsgemeinde als Abgabengläubigerin wird von § 68 Abs. 1 GemO nicht berührt. Für Billigkeitsentscheidungen ergibt sich die Zuständigkeit der Verbandsgemeindeverwaltung aus den abgabenrechtlichen Bestimmungen. So ist zum Beispiel für die Stundung einer Abgabenforderung, soweit keine besondere gesetzliche Regelung getroffen ist, nach § 3 Abs. 3 Satz 1 des Kommunalabgabengesetzes in Verbindung mit § 222 der Abgabenordnung die Verbandsgemeindeverwaltung zuständig.
Herr des Verfahrens ist die Ortsgemeinde, so dass die Verbandsgemeindeverwaltung an Beschlüsse und Weisungen der Ortsgemeinde gebunden ist. Besteht kein Anwaltszwang, so entscheidet die Ortsgemeinde über eine anwaltliche Vertretung. Die Vollmachtserteilung zur anwaltlichen Prozessvertretung erfolgt allerdings durch die Verbandsgemeindeverwaltung, weil dieser die originäre Prozessvertretung obliegt.
Zu den Verwaltungsgeschäften der Ortsgemeinde gehören auch solche, die mit der Wahrnehmung der einer Ortsgemeinde von anderen Körperschaften auf Grund gesetzlicher Vorschriften oder durch Vereinbarung übertragenen Aufgaben verbunden sind, z.B. die Ausübung der Rechte und Pflichten einer Jagdgenossenschaft (nach Maßgabe der Beschlüsse des Ortsgemeinderats) oder die Verwaltung einer Teilnehmergemeinschaft im Flurbereinigungsverfahren (VV Nr. 3.1 zu § 68).
Des Weiteren gehören alle öffentlichen Bekanntmachungen sowie die Auslegung von Plänen im Rahmen eines förmlichen Verfahrens (z. B. Planfeststellungsverfahren nach § 73 VwVfG, § 3 Abs. 2 BauGB), auch wenn in gesetzlichen Bestimmungen eine Auslegung „in der Gemeinde“ vorgeschrieben ist. Die Verbandsgemeindeverwaltung bestimmt, wo und wie die Auslegung erfolgt. Um eine Auslegung während der üblichen Dienstzeiten und eine Erläuterung durch geeignete Bedienstete zu gewährleisten, soll die Auslegung grundsätzlich in den Diensträumen der Verbandsgemeindeverwaltung durchgeführt werden. Bei Vorliegen besonderer Umstände (z.B. größere Entfernungen oder ausschließliche Betroffenheit der Einwohner einer bestimmten Ortsgemeinde) soll jedoch die Auslegung daneben in der betroffenen Ortsgemeinde erfolgen; die hierdurch entstehenden zusätzlichen Kosten trägt die Verbandsgemeinde (VV Nr. 3.2 zu § 68).
Kein der Verbandsgemeindeverwaltung obliegendes Verwaltungsgeschäft ist die Ausfertigung von Satzungen der Ortsgemeinde; dies ist vielmehr eine Aufgabe des Ortsbürgermeisters. Die administrative Vorbereitung durch die Verbandsgemeindeverwaltung wird hiervon jedoch nicht berührt. Ebenso stellt die Unterzeichnung einer Verpflichtungserklärung nach § 49 GemO kein Verwaltungsgeschäft dar. Zu Verpflichtungserklärungen in diesem Sinne gehören – obwohl auch hier die administrative Vorbereitung in der Regel durch die Verbandsgemeindeverwaltung erfolgt – Anträge auf Gewährung von Bundes- und Landeszuweisungen, sofern mit der Antragstellung verbindliche Erklärungen der Ortsgemeinde verbunden sind, Auftragserteilungen der Ortsgemeinde auf der Grundlage vergaberechtlicher Bestimmungen und Erklärungen über die Ausübung des Vorkaufsrechts nach den §§ 24 ff. BauGB. Hingegen ist die öffentliche Bekanntmachung der Widmung einer Gemeindestraße durch den Bürgermeister der Verbandsgemeinde zu vollziehen.
Im Einzelfall bedarf der Begriff des Verwaltungsgeschäfts einer ergänzenden Auslegung. Hierbei können die nachfolgenden Auslegungsmethoden herangezogen werden: